lemniscus®
#praxisübernahme: einfach oder kompliziert?
#es gibt zwei sehr verschiedene übergaben
Eine Praxisübernahme kann überraschend einfach sein. Sie kann aber auch eine klare organisatorische Trennung der Akten verlangen. Entscheidend ist nicht allein, dass sich die Person an der Spitze der Praxis ändert, sondern wer die Praxis weiterführt.
Bleibt die Praxis im bekannten Team, ist die Ausgangslage eine andere als bei der Übergabe an eine außenstehende Person. Die Patientys kennen das Team bereits, die Behandlung findet weiter in derselben Praxis statt und die Verträge können die Praxis statt einen einzelnen Therapeuty berücksichtigen.
Übernimmt dagegen eine fremde Person die Praxis, treffen Bestandsakten auf eine neue Behandlungstätigkeit. Dann reicht es nicht, einfach alles in einem gemeinsamen Bestand weiterzuführen.
Die entscheidende Frage
Führt ein bekanntes Team die bestehende Praxis weiter – oder beginnt eine außenstehende Person mit einer eigenen Praxis? Davon hängt ab, ob eine Kontenübergabe passt oder die übernommenen Akten getrennt werden müssen.
Die Brille des Patientys aufsetzen
Ist eine Behandlung und das damit verbundene Vertrauen auf eine bestimmte Person ausgerichtet, kann es befremdlich sein, wenn plötzlich jemand anderes mit der Praxis auch Zugriff auf die sehr persönlichen Daten erhält. Diese Perspektive hilft, den Unterschied zwischen einer vertrauten Teamübergabe und einer Praxisübernahme durch eine neue Person einzuordnen.
Zuerst den Behandlungsvertrag anschauen
Bevor die technische Übergabe geplant wird, sollte geprüft werden, wer im Behandlungsvertrag als Vertragspartnery steht: die Praxis oder ein einzelner Therapeuty? Das ist ein wesentlicher Unterschied für die weitere rechtliche und organisatorische Gestaltung der Übergabe.
#einfach: die praxis bleibt im team
Wenn eine Praxis innerhalb des vorhandenen Teams übergeben wird, ist die Übergabe für die Patientys transparent: Das Team ist bekannt und die Praxis bleibt dieselbe. Voraussetzung ist, dass die bestehenden Behandlungsverträge die Praxis berücksichtigen und nicht nur den einzelnen Therapeuty.
Praxis-E-Mail und Vertragsdaten übergeben
Wird die Praxis-E-Mail-Adresse weitergegeben, kann die neue verantwortliche Person den Zugang übernehmen. Das passiert innerhalb der Praxis; lemniscus bekommt davon nichts mit.
Die Vertragsdaten lassen sich bei Bedarf im Kundendashboard anpassen. Bei Fragen zu Vertrag, Abo oder Kontoverwaltung hilft die Kundybetreuung im Helpdesk.
Mit XL: vorhandenen Zugang zum Admin machen
Mit lemniscus XL kann ein bereits vorhandener Zugang im Team zum Administrationszugang gemacht werden. Auch dafür genügt eine Nachricht an die Kundybetreuung.
Diese einfache Kontenübergabe passt nur, wenn auch der Behandlungsvertrag die Weiterführung durch die Praxis trägt. Ist allein ein ausgeschiedener Therapeuty Vertragspartnery, muss die Übergabe rechtlich und organisatorisch anders eingeordnet werden.
#kompliziert: übergabe an eine fremde person
Übernimmt eine Person von außerhalb die Praxis, muss zunächst besonders genau auf den Behandlungsvertrag geschaut werden. Gerade bei einer Ein-Personen-Praxis wird dieser in vielen Fällen mit dem einzelnen Therapeuty geschlossen worden sein. Die Übergabe an eine andere Person ist dann nicht trivial. Für die übernommenen Bestandsakten braucht es deshalb das Zwei-Schränke-Modell: Sie und die Akten der eigenen neuen Patientys werden organisatorisch getrennt – digital genauso wie bei zwei getrennten Aktenschränken.
Das Modell verhindert, dass die alte Praxisgeschichte und die neue Behandlungstätigkeit zu einem ununterscheidbaren Aktenbestand werden. Die Bestandsakten bleiben als übernommener Bestand erkennbar; für die neue Praxis entstehen eigene Akten. Erst wenn ein Patienty wieder kommt und eine neue Behandlung braucht, kann die dazugehörige Bestandsakte in den neuen Bestand übernommen werden.
Welche organisatorischen und rechtlichen Schritte im Einzelfall dazugehören, hängt von der konkreten Praxisübernahme ab und sollte vor der Übergabe geklärt werden.
Nicht erst nach der Übergabe rechtlich klären
Lass dich zur konkreten Übergabe frühzeitig rechtlich beraten. Dabei geht es zum Beispiel um Behandlungsverträge, den Freigabe-PIN, die Übertragung von Zugängen und die Information der Patientys. Dr. René Sasse bietet mit Heilpraktikerrecht.COM Rechtsinformationen, Vertragsmuster und weitere Materialien speziell für Heilberufspraxen an.
#das zwei-schränke-modell digital
Das bewährte Verfahren mit zwei Aktenschränken haben wir in lemniscus digital umgesetzt. Damit werden die Bestandsakten nicht einfach nur anders sortiert, sondern bewusst geschützt und kontrolliert in die neue Praxis überführt.
Der alte Schrank wird gesperrt
Bei der Einrichtung werden die übernommenen Akten automatisch gesperrt: Sie liegen dann im digitalen Schrank „Alt“. Ein Freigabe-PIN ist der Schlüssel zu diesem Bestand.
Die Suche in gesperrten Akten ist absichtlich restriktiv. Sie muss präzise formuliert werden und zeigt höchstens fünf mögliche Akten. Das verhindert Fleißarbeit und wahlloses Entsperren.
Der Praxisbetrieb bleibt handlungsfähig
Akten mit offenen Posten, einem Wartelistenplatz oder künftigen Terminen bleiben entsperrt. Gleiches gilt für Akten, die mit einer solchen Akte verknüpft sind. Denn ein laufender Praxisbetrieb darf nicht daran scheitern, dass eine Akte im alten Bestand liegt.
Sobald ein Patienty wiederkommt und eine neue Behandlung benötigt, wird die entsprechende Akte kontrolliert für die neue Praxis freigegeben. So bleibt nachvollziehbar, was Bestandsakte ist und was zur neuen Behandlung gehört.
Eine Zusatzleistung mit viel Vorarbeit
Die digitale Umsetzung des Zwei-Schränke-Modells ist technisch und organisatorisch aufwendig. Ihr geht eine abgestimmte und von den Beteiligten freigegebene Checkliste voraus. Anschließend fungiert lemniscus als Übergabe-Akteur: Wir schließen den digitalen Schrank „Alt“ und führen die vereinbarte Übergabe an die neue Partei durch. Diese Vorbereitung, die Durchführung und die begleitende Rechtsberatung auf unserer Seite brauchen Zeit. Die Datenschutzlösung wird deshalb nach Zeitaufwand und gegebenenfalls notwendiger Rechtsberatung abgerechnet.
#ein konto lässt sich nicht teilen
Ein lemniscus-Konto kann später nicht in zwei eigenständige Konten aufgeteilt werden. Wer von Anfang an zwei Therapeutys oder zwei tatsächliche Standorte in einem gemeinsamen Konto führt, schafft damit einen Bestand, der sich später nicht sauber auseinanderziehen lässt.
Wenn Therapeutys getrennte Wege gehen
Heute kann eine gemeinsame Praxis genau richtig sein. Trotzdem lohnt es sich, frühzeitig und offen darüber nachzudenken, ob getrennte Wege in der Zukunft denkbar sind. Nicht jede Trennung verläuft einvernehmlich – und gerade dann wird eine gemeinsame Datenbasis schnell zur Belastung.
Wenn eine spätere Trennung möglich ist, sollten die Therapeutys von Beginn an getrennte Konten nutzen. Das schafft klare Verantwortlichkeiten und hält eine spätere Übergabe überhaupt erst offen.
Ein Standort, den du später verkaufen möchtest
Für Standorte gilt dasselbe. Wer einen Standort über Jahre aufbaut, möchte ihn vielleicht eines Tages verkaufen oder an eine neue Person übergeben. Das ist nur möglich, wenn dieser Standort von Anfang an ein eigenes Konto hat.
Zwei Konten bedeuten nicht zwingend zwei Zugänge: Ein Zugang kann getrennte Konten administrieren. Entscheidend ist, dass die Standorte organisatorisch getrennt bleiben.
Pragmatische Workarounds – aber keine Kontentrennung
Mit Spalten im Kalender, eigenen Nummernkreisen, mehreren Briefpapieren und angepassten Textvorlagen lässt sich in einem Konto schon sehr viel abbilden: verschiedene Standorte ebenso wie interne und externe Therapeutys. Das kann für den gemeinsamen Praxisalltag genau richtig sein – ist aber eine pragmatische Umnutzung der vorhandenen Funktionen.
Kalenderspalten sind im Kern dafür da, Räume und Behandlungsplätze zu organisieren; Nummernkreise trennen unterschiedliche Tätigkeitsfelder. Auch Briefpapiere und Textvorlagen gestalten Ausgaben, nicht getrennte Datenbestände. Man kann sie für andere organisatorische Zwecke nutzen – mit dem Bewusstsein, dass sie ein gemeinsames Konto nicht in später voneinander trennbare Konten verwandeln. Wer eine eigenständige Zukunft für einen Standort oder eine Person offenhalten möchte, sollte deshalb von Anfang an getrennte Konten wählen.