lemniscus®
#abrechnungsprogramm für heilpraktiker
#mehr als nur rechnungen schreiben
Die Finanzen einer Praxis sind besonders: Es entstehen viele aufwendige Rechnungen über vergleichsweise kleine Beträge. Ein Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker sollte deshalb nicht erst am Ende der Behandlung beginnen.
Eine klassische Faktura kennt Kundy, Artikel, Menge und Preis. Eine Rechnung aus einer Heilpraktiker-Praxis ist oft deutlich detaillierter: Diagnosen und einzelne Gebührenziffern müssen aufgeführt, erbrachte Leistungen nachvollziehbar beschrieben und unterschiedliche Beträge richtig zugeordnet werden. Häufig geschieht das nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktikys (GebüH), teilweise auch mit eigenen Leistungen.
Dieser Aufwand trifft auf eine ungewöhnlich große Menge. Schon fünf Termine am Tag können bei 20 Arbeitstagen bis zu 100 einzelne Rechnungen im Monat bedeuten. Bei zehn abrechenbaren Terminen am Tag wären es bereits 200. Welches andere Ein-Personen-Unternehmen muss regelmäßig eine solche Flut detaillierter Kleinrechnungen bewältigen?
Und mit dem Erstellen ist die Arbeit noch nicht erledigt: Jede einzelne Rechnung muss auch zum Patienty gelangen. Sie wird ausgedruckt und ausgehändigt, per Post verschickt oder digital bereitgestellt. Aus 100 oder 200 Rechnungen werden also auch 100 oder 200 Zustellungen. Deshalb gehört die Bereitstellung genauso zum Abrechnungsprozess wie das Schreiben der Rechnung selbst.
Genau deshalb reicht es nicht, wenn eine Software am Ende ein PDF erzeugt. Bei vielen Rechnungen wird jeder zusätzliche Handgriff zum dauerhaften Aufwand und jede Übertragung zur wiederkehrenden Fehlerquelle. Die Frage ist nicht nur: „Kann das Programm eine Rechnung schreiben?“, sondern: „Besteht der gesamte Ablauf auch den Stresstest eines vollen Monats?“
Wir haben bei lemniscus früh erkannt: Diagnose und erbrachte Leistungen sind nicht nur Bestandteile der Rechnung. Sie gehören bereits zur Dokumentation der Behandlung. Werden diese Informationen dort strukturiert erfasst, sollten sie für die Abrechnung nicht noch einmal abgetippt werden müssen.
Weniger erfassen heißt weniger Fehlerquellen und schlankere Arbeitsabläufe. Eine integrierte Praxisverwaltung setzt deshalb beim Termin und bei der Dokumentation an. Die Rechnung entsteht aus dem, was im Behandlungsablauf ohnehin festgehalten wurde. Sie ist nicht der Beginn eines neuen, getrennten Vorgangs.
Das ist unsere Antwort auf die Frage: „Warum brauche ich eine Praxissoftware?“ Ein einfaches Faktura-Programm kennt die Behandlung nicht. Auch eine Heilpraktiker-Software, die „nur“ abrechnet, setzt zu spät an. Wirklich hilfreich wird Software, wenn Termin, Akte, Behandlungsdokumentation, erbrachte Leistung, Rechnung und Zahlungseingang mit denselben Daten zusammenarbeiten.
Der Stresstest
Hier die Online-Termine, dort die Dokumentation auf Papier und daneben ein separates Programm für die Abrechnung: Das mag bei wenigen Fällen funktionieren. Eine Lösung, die eine Flut detaillierter Rechnungen zuverlässig bewältigen soll, sieht anders aus.
#warum eine praxissoftware?
Weil eine Rechnung in der Praxis kein isoliertes Dokument ist. Sie ist das Ergebnis eines Ablaufs, der beim Termin beginnt und über Dokumentation und Leistungserfassung bis zum Zahlungseingang reicht.
Ein einfaches Rechnungsprogramm sieht nur den letzten Schritt. Dann müssen Diagnosen und Leistungen aus Papierakten, Notizen oder einem anderen System übertragen werden. Daten werden mehrfach erfasst, Abweichungen müssen gesucht und verschiedene Datenstände miteinander abgeglichen werden. Unter Zeitdruck wird aus jeder kleinen Mediengrenze ein praktisches Risiko.
Eine Praxissoftware kann diese Grenzen auflösen. Dafür reicht die Installation allein aber nicht: Die Abläufe müssen in der Praxis etabliert und trainiert werden. Wer Leistungen passend zum Termin dokumentiert, Vorlagen und Leistungsketten sinnvoll vorbereitet und Zahlungen konsequent zuordnet, schafft einen Prozess, der auch bei hoher Auslastung reibungslos trägt.
Einfaches Faktura- oder Abrechnungsprogramm
- beginnt erst bei der Rechnung
- kennt Termin und Behandlungsdokumentation nicht
- Diagnosen und Leistungen müssen übertragen werden
- erzeugt zusätzliche Datenstände und Kontrollaufwand
- optimiert ein Dokument, aber nicht den gesamten Praxisablauf
Integrierte Praxissoftware
- verbindet Termin, Akte, Dokumentation und Abrechnung
- nutzt bereits erfasste Diagnosen und Leistungen weiter
- vermeidet unnötige Mehrfacheingaben
- führt Rechnung, offene Posten und Zahlung zusammen
- optimiert den Ablauf statt nur den letzten Schritt
#was ein gutes abrechnungsprogramm leisten sollte
Eine lange Funktionsliste hilft wenig, wenn der Ablauf umständlich bleibt. Diese Punkte solltest du deshalb nicht nur abhaken, sondern mit typischen Fällen aus deiner Praxis ausprobieren.
GebüH und eigene Leistungen
Ein importierbarer GebüH-Katalog erleichtert den Einstieg. Genauso wichtig ist ein frei pflegbarer Leistungskatalog, denn nicht jede Praxis rechnet ausschließlich nach dem GebüH ab und Beträge oder Beschreibungen müssen zur eigenen Arbeitsweise passen.
Schnelle Leistungserfassung
Wiederkehrende Kombinationen sollten sich als Leistungsketten vorbereiten und direkt mit einem Termin oder einer Akte verbinden lassen. Das spart erneutes Zusammensuchen, ohne dir die abschließende Kontrolle der Rechnung abzunehmen.
Individuelle und nachvollziehbare Rechnungen
Rechnungen sollten zur Praxis passen und sich mit dem eigenen Briefpapier erstellen lassen. Zugleich muss erkennbar bleiben, welche Leistungen, Beträge und gegebenenfalls Diagnosen in die jeweilige Rechnung übernommen wurden.
Offene Posten und Zahlungseingänge
Nach dem Versand ist die Abrechnung nicht beendet. Du solltest sehen können, welche Rechnungen offen sind, Zahlungen zuordnen und bei Bedarf die weiteren Schritte im Forderungsmanagement organisieren können.
Sichere Bereitstellung
Abrechnungen können sensible Gesundheitsdaten enthalten. Deshalb sollte nicht nur die Erstellung, sondern auch die digitale Bereitstellung der Rechnung zum Datenschutz- und Sicherheitskonzept der Praxis passen.
Finanzen und Steuerberatung
Einnahmen, Ausgaben und Belege sollten geordnet erfasst werden können. Kläre außerdem frühzeitig mit deinem Steuerberaty, welche Daten, Kontierungen und Exportformate für die weitere Verarbeitung tatsächlich benötigt werden.
Was bei der GebüH-Abrechnung wichtig ist
Ein hinterlegtes Gebührenverzeichnis ist eine Arbeitshilfe, keine Abrechnungsautomatik und keine Garantie für eine Erstattung.
Das GebüH stellt typische Leistungen und Gebührenrahmen bereit. In der Praxis können aber auch eigene Leistungen, abweichende Beträge oder individuell formulierte Positionen eine Rolle spielen. Ein geeignetes Programm sollte dich deshalb nicht in einen unveränderbaren Katalog zwingen. Du brauchst die Möglichkeit, deinen Leistungskatalog passend zu deiner Praxis zu pflegen.
Gleichzeitig ist eine Rechnung nicht schon deshalb fachlich richtig, weil eine GebüH-Ziffer aus einer Liste ausgewählt wurde. Du entscheidest, welche Position die erbrachte Leistung zutreffend beschreibt und welche zusätzlichen Angaben erforderlich sind. Auch ob und in welcher Höhe eine private Krankenversicherung oder Zusatzversicherung Kosten erstattet, liegt außerhalb des Einflusses des Abrechnungsprogramms.
Katalog statt Tipparbeit
Häufig verwendete GebüH-Positionen und eigene Leistungen sollten mit Beschreibung und Betrag vorbereitet sein, damit du nicht jede Rechnung von vorn beginnst.
Leistungsketten statt wiederholter Auswahl
Typische Kombinationen lassen sich bündeln. Welche Positionen im konkreten Termin tatsächlich erbracht wurden, prüfst und änderst du vor der Abrechnung.
Erstattung ist nicht gleich Honorar
Deine Honorarvereinbarung mit dem Patienty und dessen möglicher Erstattungsanspruch sind zwei unterschiedliche Dinge. Eine Software kann diese individuelle Klärung nicht übernehmen.
Vom Termin bis zum Zahlungseingang
Der größte praktische Vorteil entsteht nicht beim PDF, sondern in der durchgängigen Kette davor und danach.
Schritt 1
Termin und Leistungen
Beim Termin werden passende Leistungen vorbereitet oder nach der Behandlung ergänzt.
Schritt 2
Prüfen und abrechnen
Du kontrollierst Positionen, Beträge und Angaben und erstellst daraus die Rechnung.
Schritt 3
Sicher bereitstellen
Das Patienty erhält einen Link und lädt die Rechnung von einer geschützten Download-Seite herunter.
Schritt 4
Zahlung und Übergabe
Zahlungseingänge, offene Posten und Daten für das Steuerberaty bleiben im Blick.
#rechnungen bereitstellen
Eine Rechnung ist erst dann wirklich fertig, wenn sie das Patienty erreicht. Wie sie bereitgestellt wird, hängt von der Situation und den Wünschen in deiner Praxis ab. Mit lemniscus stehen dir dafür drei Wege im selben Werkzeug zur Verfügung.
Gerade beim digitalen Weg ist Sicherheit entscheidend. Rechnungen einer Heilpraktiker-Praxis können Diagnosen, Gebührenziffern und Angaben zur Behandlung enthalten. Damit transportieren sie sensible Gesundheitsdaten und sollten nicht einfach als ungeschützter Anhang per E-Mail verschickt werden.
Drucken und aushändigen
Du druckst die fertige Rechnung aus und gibst sie direkt mit. Klassisch, pragmatisch und bekannt – besonders dann, wenn das Patienty ohnehin noch in der Praxis ist.
Per ePost und Hybridverfahren
Du übergibst die Rechnung mit wenigen Klicks digital an den Postversand. Den ersten Teil der Strecke legt sie über die Datenautobahn zurück. Danach wird sie gedruckt, kuvertiert, frankiert und als professioneller Brief verschickt – bequem und ohne die einzelnen Arbeitsschritte in deiner Praxis.
Digital per Rechnungsdownload
Per E-Mail wird nur ein Download-Link verschickt, nicht die Rechnung selbst. Das Patienty öffnet die geschützte Download-Seite und ruft das Dokument mit einem zusätzlichen Code ab. Einfach, schnell und passend für sensible Daten.
Selbst aushändigen, über die Post versenden oder digital bereitstellen: Alles bleibt in einem Tool und ist mit wenigen Klicks erledigt.
Wie sieht das bei lemniscus aus?
lemniscus ist kein isoliertes Rechnungsprogramm, sondern eine integrierte Praxisverwaltung. Abrechnung, Termine, Akten, Dokumentation und Finanzen arbeiten mit denselben Daten.
Unser Ausgangspunkt ist nicht das Rechnungsformular, sondern die Behandlung. Diagnosen und erbrachte Leistungen werden dort erfasst, wo sie fachlich hingehören: in der Dokumentation zum Termin und in der Akte. Dieselben Informationen können anschließend in die Abrechnung einfließen. So fällt weniger Mehrfacheingabe an, und weniger Übertragungen bedeuten weniger Gelegenheiten für Tippfehler, Auslassungen und widersprüchliche Datenstände.
Du kannst das Gebührenverzeichnis für Heilpraktikys importieren und zusätzlich einen eigenen Leistungskatalog mit beliebig vielen Leistungen verwalten. Wiederkehrende Leistungen lassen sich zu Leistungsketten gruppieren und als Standard für einzelne Patientys hinterlegen. Dadurch sind die vorgesehenen Positionen bereits mit dem Termin verbunden und können vor der Rechnungserstellung geprüft oder angepasst werden.
Diese Verzahnung muss zur Arbeitsweise der Praxis werden. Leistungsketten wollen passend eingerichtet, Zuständigkeiten geklärt und die einzelnen Schritte im Alltag eingeübt sein. lemniscus stellt dafür die Werkzeuge bereit; einen belastbaren Prozess entwickelt die Praxis durch konsequente Nutzung. Genau das solltest du im Testmonat nicht nur mit einer einzelnen Musterrechnung, sondern mit einem vollständigen Ablauf vom Termin bis zur Zahlung ausprobieren.
Für die erstellten Dokumente kannst du dein eigenes Briefpapier als Hintergrund hinterlegen. Diagnosen nach ICD-10-GM und Rechnungen mit Girocode werden unterstützt. Rechnungen können digital zum Download bereitgestellt werden. Dabei wird nicht das sensible Dokument selbst per E-Mail verschickt: Das Patienty erhält einen Rechnungsdownload-Link und ruft das Dokument geschützt mit einem zusätzlichen Code ab.
Nach der Rechnung behältst du offene Posten und Zahlungseingänge im Blick. Einnahmen und Ausgaben können zusammen mit Belegen erfasst, Kontoauszüge eingelesen und Daten unter anderem im DATEV- sowie im XML-Format für das Steuerberaty exportiert werden. Für Bargeldzahlungen steht bei Bedarf eine optionale Cloud-TSE-Anbindung zur Verfügung.
Wenn du das Forderungsmanagement nicht selbst übernehmen möchtest, kannst du über die integrierte Anbindung mit der Abrechnungsstelle PAS Dr. Hammerl zusammenarbeiten. Ob Inkasso, Factoring oder die Arbeit mit einer Abrechnungsstelle zu deiner Praxis passt, ist eine eigene wirtschaftliche Entscheidung und nicht Voraussetzung für die Abrechnung mit lemniscus.
Grenzen und Voraussetzungen
- lemniscus entscheidet nicht, welche GebüH-Position fachlich richtig ist, und garantiert keine Erstattung durch Versicherungen oder Beihilfestellen.
- lemniscus ist kein spezialisiertes Finanzbuchhaltungsprogramm, erstellt keine abschließende steuerliche EÜR und ersetzt keine Steuerberatung.
- Aussagekräftige offene Posten, Auswertungen und Exporte setzen voraus, dass Leistungen, Zahlungen, Belege und gegebenenfalls Kontierungen vollständig und richtig erfasst werden.
- Ob eine TSE benötigt wird und welche weiteren gesetzlichen Pflichten gelten, muss die Praxis für ihren konkreten Fall prüfen.
Häufige Fragen zum Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker
Kann ich mit lemniscus Rechnungen nach GebüH erstellen?
Ja. Du kannst das Gebührenverzeichnis für Heilpraktikys importieren, die benötigten Leistungen verwalten und sie mit eigenen Leistungen kombinieren. Welche Positionen und Beträge du im Einzelfall verwendest, entscheidest du selbst.
Kann ich auch ohne GebüH abrechnen?
Ja. Der Leistungskatalog lässt sich mit eigenen Leistungen, Beschreibungen und Preisen pflegen. Damit ist die Abrechnung nicht auf das GebüH beschränkt.
Ist lemniscus nur ein Rechnungsprogramm?
Nein. lemniscus verbindet die Abrechnung mit Terminplanung, Patientenakte, Dokumentation, Kommunikation und Finanzfunktionen. Diagnosen und erbrachte Leistungen können aus dem Behandlungsablauf in die Rechnung einfließen, statt in einem getrennten Faktura-Programm neu erfasst zu werden.
Ersetzt lemniscus mein Steuerberaty?
Nein. Du kannst Einnahmen, Ausgaben und Belege erfassen und Daten für die weitere Verarbeitung exportieren. lemniscus erstellt aber keine abschließende steuerliche EÜR und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Muss ich mich sofort festlegen?
Nein. Du kannst lemniscus 30 Tage kostenlos testen und typische Fälle aus deiner eigenen Praxis durchspielen. So merkst du zuverlässiger als anhand jeder Funktionsliste, ob der Ablauf zu dir passt.
Passt lemniscus zu deiner Heilpraktiker-Praxis?
Ein gutes Abrechnungsprogramm verkürzt nicht nur den Weg zur Rechnung. Eine Praxissoftware hält den gesamten Ablauf vom Termin über Dokumentation und Leistung bis zum Zahlungseingang nachvollziehbar zusammen.
Genau darin grenzt sich lemniscus von einfachen Faktura-Programmen und reinen Abrechnungslösungen ab: Es geht nicht nur darum, viele detaillierte Rechnungen zu erzeugen. Es geht darum, Informationen möglichst einmal am richtigen Ort zu erfassen und im gesamten Praxisablauf weiterzuverwenden. Dieser Ablauf muss eingerichtet und eingeübt werden – dann kann er auch einer hohen Rechnungsmenge standhalten.
Probier es deshalb mit echten Abläufen aus deiner Praxis aus: 30 Tage kostenlos testen, ohne dich auf ein Werbeversprechen verlassen zu müssen.
#orientierungspunkte
Wir haben weitere Orientierungspunkte rund um Praxissoftware und Praxisorganisation für dich zusammengestellt. Sie helfen dir, typische Versprechen einzuordnen und fundierte Entscheidungen für deine Praxis zu treffen.