Welche Fragen sind für deine Praxis wichtig?
Eine Funktionsbezeichnung sagt oft wenig darüber aus, ob eine Software zu deinen Abläufen passt. Dieser Fragenkatalog hilft dir, genauer hinzusehen und eigene Anforderungen zu entdecken. Du musst heute noch nicht auf jede Frage eine Antwort haben.
Lies die Themen, die dich interessieren. Im Vergleichstool kannst du anschließend Fragen auswählen, gewichten und Anbieter anhand deiner eigenen Einschätzung bewerten. Warum wir diesen Fragenkatalog erstellt haben, erklären wir auf einer eigenen Seite.
Öffne ein Kapitel, um die Hintergründe und alle Fragen zu lesen.
Das Unternehmen hinter der Software
Eine Praxissoftware begleitet viele Praxen über Jahre oder sogar Jahrzehnte. Deshalb lohnt es sich, nicht nur auf die Funktionen der Software zu schauen, sondern auch auf das Unternehmen dahinter.
Die Anzahl der Kundys, die Größe des Unternehmens, die personelle Ausstattung und die wirtschaftliche Entwicklung können Hinweise darauf geben, ob die Software langfristig weiterentwickelt und zuverlässig betreut werden kann.
Anders als bei vielen anderen Produkten endet die Beziehung zu einem Praxissoftware-Anbiety nicht mit dem Kauf. Updates, Support, gesetzliche Anpassungen, Sicherheitsupdates und die sichere Aufbewahrung von Daten setzen voraus, dass das Unternehmen langfristig handlungsfähig bleibt.
Erfahrung und Marktpräsenz
Eine lange Marktpräsenz ist keine Garantie für Qualität. Sie kann jedoch darauf hindeuten, dass sich ein Produkt über einen längeren Zeitraum bewährt hat und bereits von vielen Praxen im Alltag eingesetzt wird.
- Wird die Praxissoftware seit ausreichend langer Zeit angeboten?
- Werden ausreichend viele Praxen mit der Software versorgt?
- Wird ein ausreichender Anteil der Kundys aus dem Heilpraktikerbereich bedient?
- Gibt es aussagekräftige Referenzen oder Erfahrungsberichte von langjährigen Kundys?
- Werden die typischen Praxisgrößen und Praxisformen gut unterstützt?
Größe und personelle Ausstattung
Support, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung benötigen personelle Ressourcen. Die Größe eines Unternehmens sagt zwar nicht alles über die Qualität einer Software aus, kann aber helfen einzuschätzen, wie viele Menschen an Betrieb, Weiterentwicklung und Kundenbetreuung beteiligt sind.
- Beschäftigt das Unternehmen ausreichend viele Mitarbeitys?
- Macht die Weiterentwicklung der Software einen ausreichend gut ausgestatteten Eindruck?
- Macht der Kundensupport einen ausreichend gut ausgestatteten Eindruck?
- Wirkt das Unternehmen personell ausreichend aufgestellt, um Betrieb und Weiterentwicklung langfristig sicherzustellen?
Wirtschaftliche Stabilität
Bei Software ist nicht nur das Produkt selbst wichtig, sondern auch die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens dahinter. Praxissoftware wird häufig über viele Jahre genutzt und kontinuierlich weiterentwickelt. Die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens kann daher Hinweise darauf geben, ob ausreichend Ressourcen für Support, Weiterentwicklung und den langfristigen Betrieb der Software vorhanden sind.
Jahresabschlüsse erlauben keine sichere Vorhersage der Zukunft. Sie können jedoch helfen einzuschätzen, ob das Geschäftsmodell des Unternehmens bislang tragfähig war.
- Wirkt die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens stabil und nachvollziehbar?
- Kommuniziert das Unternehmen offen über seine wirtschaftliche Situation und Unternehmensentwicklung?
- Erscheint das Geschäftsmodell langfristig tragfähig?
- Erscheint die Finanzierung von Betrieb und Weiterentwicklung langfristig gesichert?
- Wirken Eigentümerstruktur und Unternehmensentwicklung langfristig stabil?
Qualität und Organisation
Praxissoftware verarbeitet sensible Daten und übernimmt zentrale Aufgaben der Praxisorganisation. Viele Unternehmen dokumentieren deshalb ihre Prozesse oder lassen diese durch unabhängige Stellen prüfen.
- Verfügt das Unternehmen über nachvollziehbare Nachweise für Qualität oder Informationssicherheit?
- Werden regelmäßige unabhängige Sicherheitsüberprüfungen durchgeführt?
- Gibt es ein dokumentiertes Qualitätsmanagement oder Informationssicherheitsmanagement?
- Gibt es feste Ansprechpartnerys für Support- und Kundenanfragen?
Terminplanung und Online-Terminbuchung
Die Terminverwaltung gehört zu den zentralen Aufgaben einer Praxissoftware. Sie beeinflusst nicht nur den organisatorischen Aufwand in der Praxis, sondern auch die Erreichbarkeit für Patientys und die Auslastung der verfügbaren Termine.
Während manche Praxen Termine ausschließlich telefonisch vergeben, möchten andere ihren Patientys die Möglichkeit bieten, Termine selbst online zu buchen. Die Anforderungen können je nach Praxisgröße, Arbeitsweise und Behandlungsangebot sehr unterschiedlich sein.
Deshalb lohnt es sich, genauer hinzusehen, welche Funktionen zur Terminplanung und Online-Terminbuchung tatsächlich vorhanden sind und wie flexibel sie sich an die eigenen Abläufe anpassen lassen.
Terminplanung
Der Kalender ist für viele Praxen das zentrale Arbeitswerkzeug. Eine gute Terminverwaltung sollte nicht nur Termine anzeigen, sondern typische Praxisabläufe unterstützen und organisatorischen Aufwand reduzieren.
- Unterstützt die Terminplanung die typischen Abläufe meiner Praxis?
- Können wiederkehrende Termine oder Terminserien angelegt werden?
- Können unterschiedliche Terminarten mit unterschiedlichen Zeitdauern angelegt werden?
- Können verschiedene Behandlerys mit eigenen Kalendern verwaltet werden?
- Können Räume, Geräte oder andere Ressourcen in die Terminplanung einbezogen werden?
- Können Sperrzeiten, Urlaubszeiten oder Abwesenheiten verwaltet werden?
- Können Wartelisten oder Nachrücklisten geführt werden?
- Können Terminübersichten nach verschiedenen Kriterien gefiltert oder ausgewertet werden?
- Können mehrere Standorte innerhalb einer Software verwaltet werden?
- Können Termine farblich oder organisatorisch kategorisiert werden?
- Können zwischen zwei Terminen automatisch Mindestabstände eingeplant werden?
- Können unterschiedliche Pufferzeiten für unterschiedliche Terminarten definiert werden?
- Können Vorbereitungs- oder Nachbereitungszeiten automatisch berücksichtigt werden?
Online-Terminbuchung
Viele Patientys erwarten heute die Möglichkeit, Termine unabhängig von Telefonzeiten online buchen zu können. Gleichzeitig sollte die Praxis die Kontrolle darüber behalten, welche Termine angeboten werden und wie Buchungen verarbeitet werden.
- Können Patientys Termine selbst online buchen?
- Kann die Online-Terminbuchung einfach in die bestehende Website integriert werden?
- Können unterschiedliche Terminarten online angeboten werden?
- Können für verschiedene Terminarten unterschiedliche Buchungsregeln festgelegt werden?
- Kann die Praxis steuern, welche Termine online sichtbar sind?
- Können bestimmte Zeiten ausschließlich telefonisch vergeben werden?
- Können Neupatientys und Bestandspatientys unterschiedlich behandelt werden?
- Können Vorlaufzeiten oder Buchungsfristen festgelegt werden?
- Können Termine automatisch bestätigt werden?
- Können Termine zunächst geprüft und anschließend freigegeben werden?
- Werden online gebuchte Termine automatisch in den Kalender übernommen?
Rechtliche und organisatorische Anforderungen
Eine Online-Terminbuchung sollte nicht nur technisch funktionieren, sondern auch rechtliche und organisatorische Anforderungen unterstützen. Je nach Praxisform, Behandlungsangebot und Patientengruppe können dabei unterschiedliche Anforderungen entstehen.
- Unterstützt die Online-Terminbuchung rechtliche Anforderungen wie Fernabsatz- oder Einwilligungsprozesse ausreichend?
- Kann nachvollziehbar dokumentiert werden, welche Hinweise, Einwilligungen oder Bestätigungen erfolgt sind?
- Können einer Patientenakte weitere berechtigte Personen zugeordnet werden?
- Können Eltern Termine für ihre Kinder buchen und verwalten?
- Können Angehörige oder Betreutys Termine für eine andere Person vereinbaren oder verwalten?
- Kann nachvollzogen werden, welche Person eine Buchung vorgenommen hat?
- Können unterschiedliche Rollen und Berechtigungen für zugeordnete Personen festgelegt werden?
Erinnerungen und Ausfallvermeidung
Terminabsagen und nicht wahrgenommene Termine verursachen organisatorischen Aufwand und wirtschaftliche Einbußen. Automatisierte Erinnerungen können helfen, Ausfälle zu reduzieren.
Gleichzeitig weisen die Datenschutzaufsichtsbehörden darauf hin, dass Terminerinnerungen grundsätzlich einer Einwilligung der betroffenen Person bedürfen. Eine Praxissoftware sollte daher nicht nur Erinnerungen versenden können, sondern auch die hierfür erforderlichen Einwilligungen verwalten und berücksichtigen.
- Können automatische Terminbestätigungen versendet werden?
- Können automatische Terminerinnerungen versendet werden?
- Können Erinnerungen über geeignete Kanäle (z. B. E-Mail oder SMS) versendet werden?
- Kann für jede Patientenakte individuell festgelegt werden, ob Terminerinnerungen versendet werden dürfen?
- Kann für jede Patientenakte individuell festgelegt werden, über welche Kommunikationswege Erinnerungen versendet werden dürfen?
- Können Einwilligungen für Terminerinnerungen dokumentiert werden?
- Kann nachvollzogen werden, wann und auf welchem Weg eine Einwilligung erteilt wurde?
- Werden die hinterlegten Einwilligungen beim Versand von Erinnerungen automatisch berücksichtigt?
- Kann die Praxis festlegen, wann Erinnerungen versendet werden?
- Können Patientys Termine selbst absagen?
- Können Patientys Termine selbst verschieben?
- Wird die Praxis über Terminänderungen automatisch informiert?
- Können abgesagte Termine automatisch für Nachrückys angeboten werden?
- Werden Terminabsagen nachvollziehbar dokumentiert?
Integration in den Praxisalltag
Eine Terminverwaltung sollte nicht isoliert arbeiten. Je besser sie mit den übrigen Funktionen der Praxissoftware zusammenarbeitet, desto weniger Verwaltungsaufwand entsteht.
- Sind Termine sinnvoll mit Patientenakten verknüpft?
- Können aus einem Termin heraus Dokumentationen erstellt werden?
- Können aus einem Termin heraus Rechnungen erstellt werden?
- Werden relevante Informationen zum Termin übersichtlich angezeigt?
- Können Termin- und Auslastungsstatistiken ausgewertet werden?
- Werden Termininformationen sinnvoll in andere Bereiche der Software übernommen?
- Können bei der Online-Buchung notwendige Formulare, Anamnesebögen oder Hinweise bereits vor dem Termin bereitgestellt werden?
Aktenverwaltung und Dokumentation
Die Patientenakte bildet das Herzstück vieler Praxen. Hier werden Behandlungsverläufe dokumentiert, Informationen gesammelt, Formulare verwaltet und wichtige Entscheidungen nachvollziehbar festgehalten.
Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch erheblich. Manche Praxen arbeiten überwiegend mit Freitexten, andere mit strukturierten Formularen oder umfangreichen Anamnesebögen. Eine Praxissoftware sollte die eigene Arbeitsweise unterstützen, statt sie vorzugeben.
Deshalb lohnt es sich, genauer zu prüfen, wie flexibel die Aktenführung gestaltet werden kann und wie gut die Software dabei hilft, Informationen langfristig übersichtlich und nachvollziehbar zu verwalten.
Aufbau und Struktur der Patientenakte
Informationen sollten schnell auffindbar sein. Je besser eine Akte strukturiert werden kann, desto weniger Zeit wird später für das Suchen von Informationen benötigt.
- Unterstützt die Patientenakte die Arbeitsweise meiner Praxis ausreichend gut?
- Können Dokumente, Bilder und Dateien einer Akte zugeordnet werden?
- Können Dokumente einfach einer Akte hinzugefügt werden?
- Können eigene Kategorien oder Schlagworte für Dokumente definiert werden?
- Können Akteninhalte effektiv durchsucht werden?
- Können Informationen nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden?
- Können archivierte Akten weiterhin eingesehen werden?
- Können Beziehungen zwischen verschiedenen Patientys dargestellt werden, beispielsweise Familienangehörige oder gesetzliche Betreutys?
Dokumentation der Behandlung
Jede Praxis dokumentiert anders. Die Software sollte die individuelle Arbeitsweise unterstützen und ausreichend Flexibilität für unterschiedliche Behandlungsformen bieten.
- Unterstützt die Dokumentation die Arbeitsweise meiner Praxis ausreichend gut?
- Können eigene Dokumentationsvorlagen erstellt werden?
- Können Textbausteine oder wiederverwendbare Inhalte genutzt werden?
- Können unterschiedliche Dokumentationsvorlagen für verschiedene Behandlungsformen verwendet werden?
- Können Dokumentationen direkt aus einem Termin heraus erstellt werden?
- Können Einträge mit Schlagworten oder Kategorien versehen werden?
- Können Behandlungsziele oder Therapiepläne dokumentiert werden?
Formulare und digitale Prozesse
Anamnesen, Einwilligungen und andere Formulare gehören zum Alltag vieler Praxen. Digitale Prozesse können helfen, Informationen frühzeitig zu erfassen und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
- Können digitale Anamnesebögen bereitgestellt werden?
- Können Patientys Formulare vor einem Termin online ausfüllen?
- Können ausgefüllte Formulare automatisch einer Patientenakte zugeordnet werden?
- Können Einwilligungen dokumentiert werden?
- Können Formulare individuell gestaltet werden?
- Können unterschiedliche Formulare für unterschiedliche Patientengruppen verwendet werden?
- Können Formulare nachträglich ausgewertet oder durchsucht werden?
- Können Änderungen an Formularen nachvollziehbar dokumentiert werden?
Nachvollziehbarkeit und Dokumentationssicherheit
Bei späteren Rückfragen sollte nachvollziehbar bleiben, wann Informationen erfasst oder geändert wurden. Gleichzeitig dürfen versehentliche Änderungen oder Löschungen nicht zum Verlust wichtiger Informationen führen.
- Sind Erstellung, Änderungen und Verantwortlichkeiten bei Einträgen nachvollziehbar dokumentiert?
- Werden Änderungen an Einträgen nachvollziehbar protokolliert?
- Können Einträge nachträglich ergänzt werden, ohne den ursprünglichen Inhalt zu verändern?
- Können versehentlich gelöschte Inhalte wiederhergestellt werden?
- Können frühere Versionen von Einträgen eingesehen werden?
- Können Dokumentationen gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden?
Dokumente und Schriftverkehr
Briefe, Befunde, Bescheinigungen und andere Dokumente gehören häufig zur täglichen Arbeit einer Praxis. Die Erstellung und Ablage solcher Dokumente sollte möglichst wenig zusätzlichen Aufwand verursachen.
- Können Dokumente direkt aus der Patientenakte erstellt werden?
- Können eigene Vorlagen für Briefe und Dokumente verwendet werden?
- Können Dokumente automatisch mit Patientendaten befüllt werden?
- Können PDF-Dateien erzeugt werden?
- Können externe Dokumente einer Akte zugeordnet werden?
- Können Dokumente revisionssicher archiviert werden?
- Können Dokumente direkt aus der Akte versendet oder bereitgestellt werden?
Datenaustausch und Weiterverarbeitung
Patientendaten sollten nicht unnötig an eine einzelne Software gebunden sein. Für Auskünfte, Archivierung oder einen späteren Wechsel kann es wichtig sein, Daten weiterverwenden zu können.
- Können einzelne Dokumente exportiert werden?
- Können komplette Patientenakten exportiert werden?
- Stehen die Daten in geeigneten und langfristig nutzbaren Formaten zur Verfügung?
- Bleiben exportierte Daten auch ohne die ursprüngliche Software lesbar?
- Können Dokumente und Informationen aus anderen Systemen übernommen werden?
- Können eingescannte Altakten in die Patientenakte integriert werden?
Unterstützung durch moderne Technologien
Moderne Praxissoftware kann bei der Dokumentation unterstützen und dadurch Zeit sparen. Gleichzeitig sollte nachvollziehbar bleiben, welche Informationen automatisch erzeugt wurden und welche von Behandlerys stammen.
- Unterstützt die Software die Dokumentation durch Automatisierungen oder Vorlagen sinnvoll?
- Werden Funktionen zur sprachgestützten Dokumentation angeboten?
- Werden Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz angeboten?
- Ist nachvollziehbar, welche Inhalte automatisiert erzeugt wurden?
- Können automatisch erzeugte Inhalte vor der Speicherung geprüft und bearbeitet werden?
Finanzen, Rechnungen und Buchhaltung
Die Abrechnung gehört zu den zentralen Verwaltungsaufgaben einer Praxis. Grundsätzlich ähnelt sie zwar den Abläufen anderer Unternehmen, medizinische Einrichtungen stehen jedoch vor einigen besonderen Herausforderungen.
Anders als in vielen anderen Branchen werden häufig zahlreiche individuelle Rechnungen über vergleichsweise kleine Beträge erstellt. Oft entsteht für nahezu jeden Termin eine eigene Rechnung. Gleichzeitig müssen erbrachte Leistungen, Behandlungsdokumentation und Rechnungsstellung zueinander passen und nachvollziehbar bleiben.
Hinzu kommt, dass Rechnungen in medizinischen Einrichtungen regelmäßig sensible Informationen enthalten können, beispielsweise Diagnosen oder Angaben zu Behandlungen. Dadurch ergeben sich besondere Anforderungen an die Bereitstellung und den Versand dieser Dokumente.
Eine Praxissoftware sollte deshalb nicht nur die Erstellung von Rechnungen unterstützen, sondern den gesamten Zusammenhang zwischen Terminverwaltung, Behandlungsdokumentation, Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Zahlungseingang und Archivierung nachvollziehbar abbilden.
Leistungserfassung und Rechnungsstellung
Leistungen sollten möglichst einfach erfasst und ohne doppelte Eingaben in die Abrechnung übernommen werden können. Gleichzeitig sollte die Software ausreichend flexibel sein, um unterschiedliche Arbeitsweisen und Abrechnungsmodelle zu unterstützen.
- Unterstützt die Leistungserfassung die Arbeitsweise meiner Praxis ausreichend gut?
- Können Leistungen direkt aus Terminen oder Dokumentationen übernommen werden?
- Können eigene Leistungsziffern und Preislisten verwendet werden?
- Wird die GebüH ausreichend unterstützt?
- Können mehrere Leistungen oder Termine eines Patientys sinnvoll zusammen abgerechnet werden?
- Können Rechnungen für unterschiedliche Rechnungsempfängys erstellt werden?
- Können Rechnungen nachträglich nachvollziehbar korrigiert oder storniert werden?
- Können wiederkehrende Rechnungen erstellt werden?
- Können individuelle Rechnungsvorlagen verwendet werden?
- Ist nachvollziehbar, auf welcher Grundlage eine Rechnung erstellt wurde?
- Sind Leistungen, Dokumentation und Rechnungspositionen sinnvoll miteinander verknüpft?
Zahlungseingänge und Forderungsmanagement
Offene Rechnungen und Zahlungseingänge sollten jederzeit nachvollziehbar sein. Eine gute Übersicht kann helfen, Zahlungsausfälle frühzeitig zu erkennen und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
- Unterstützt die Software die Verwaltung offener Forderungen ausreichend gut?
- Können Zahlungseingänge dokumentiert und nachvollzogen werden?
- Können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Guthaben verwaltet werden?
- Können Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellt werden?
- Können unterschiedliche Mahnstufen verwendet werden?
- Können Mahngebühren oder Verzugszinsen berücksichtigt werden?
- Können Zahlungseingänge automatisch erkannt oder zugeordnet werden?
- Können offene Forderungen sinnvoll ausgewertet werden?
Rechnungsversand und Bereitstellung
Rechnungen enthalten häufig personenbezogene und teilweise besonders sensible Informationen. Die Art der Bereitstellung und des Versands sollte deshalb sowohl praktikabel als auch datenschutzgerecht sein.
- Bietet die Software geeignete Möglichkeiten zur datenschutzgerechten Übermittlung von Rechnungen?
- Können Rechnungen elektronisch bereitgestellt werden?
- Können Rechnungen über ein Patientenportal oder sichere Downloadlinks bereitgestellt werden?
- Können Rechnungen per Post versendet werden?
- Können Versandarten für unterschiedliche Patientys individuell festgelegt werden?
- Kann nachvollzogen werden, wann und auf welchem Weg eine Rechnung bereitgestellt oder versendet wurde?
- Können Einwilligungen oder Wünsche zum Rechnungsversand pro Patientenakte verwaltet werden?
Buchhaltung und Steuerberatung
Viele Praxen arbeiten mit einer Steuerberatung zusammen. Der Austausch von Informationen sollte möglichst einfach und fehlerarm erfolgen. Gleichzeitig sollten steuerlich relevante Unterlagen langfristig verfügbar bleiben.
- Unterstützt die Software die Zusammenarbeit mit Steuerberatys ausreichend gut?
- Können Einnahmen, Ausgaben und Kassenbewegungen erfasst werden?
- Gibt es geeignete Auswertungen zu Umsatz, Forderungen und Zahlungseingängen?
- Können Buchungsdaten exportiert oder an Buchhaltungsprogramme übergeben werden?
- Werden DATEV-Schnittstellen oder DATEV-Exporte angeboten?
- Können steuerlich relevante Unterlagen exportiert werden?
- Können Auswertungen für betriebswirtschaftliche Entscheidungen erstellt werden?
Gesetzliche und technische Anforderungen
Gesetzliche Vorgaben und technische Standards ändern sich regelmäßig. Eine Praxissoftware sollte dabei helfen, aktuelle Anforderungen möglichst einfach umzusetzen.
Dabei ist zu beachten, dass die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben grundsätzlich bei der Praxis verbleibt. Die Software kann jedoch unterstützen, diese Anforderungen praktisch umzusetzen.
- Werden relevante E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt?
- Unterstützt die Software die revisionssichere Archivierung steuerlich relevanter Dokumente?
- Werden Änderungen an Rechnungen nachvollziehbar dokumentiert?
- Können steuerlich relevante Unterlagen langfristig archiviert werden?
- Werden gesetzliche Änderungen im Bereich Rechnungsstellung und Buchhaltung zeitnah berücksichtigt?
- Bietet die Software geeignete Funktionen zur Unterstützung der GoBD-Anforderungen?
- Liegen unabhängige Prüfberichte oder Softwaretestate vor (z. B. IDW PS 880)?
- Sind zusätzlich notwendige organisatorische Maßnahmen verständlich beschrieben?
- Unterstützt die Software die Erstellung oder Pflege einer Verfahrensdokumentation?
- Können steuerlich relevante Änderungen und Korrekturen nachvollziehbar protokolliert werden?
Zahlungsarten und Zahlungsdienste
Patientys erwarten zunehmend unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten. Gleichzeitig sollte die Praxis Zahlungseingänge möglichst einfach erfassen und zuordnen können.
Je besser Zahlungsdienste in die Praxissoftware integriert sind, desto weniger manueller Aufwand entsteht bei der Verbuchung und Kontrolle von Zahlungseingängen.
Darüber hinaus können sich je nach Zahlungsart unterschiedliche gesetzliche Anforderungen ergeben, beispielsweise bei der Annahme von Barzahlungen.
- Werden die für meine Praxis relevanten Zahlungsarten unterstützt?
- Können Barzahlungen, Überweisungen und Kartenzahlungen verarbeitet oder dokumentiert werden?
- Werden geeignete Kartenzahlungsverfahren unterstützt?
- Können mobile Bezahldienste wie Apple Pay oder Google Pay genutzt werden?
- Können geeignete Zahlungsdienstleister angebunden werden?
- Können Kartenterminals direkt mit der Praxissoftware verbunden werden?
- Können Zahlungsinformationen automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet werden?
- Können offene Rechnungen elektronisch bezahlt werden?
- Können Zahlungslinks für offene Rechnungen bereitgestellt werden?
- Verfügt die Software über eine ausreichend nutzbare Kassenfunktion?
- Werden die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) unterstützt?
- Kann eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingebunden werden?
- Können Kassenberichte und Kassenauswertungen erstellt werden?
- Können die für eine steuerliche Kassen-Nachschau erforderlichen Informationen bereitgestellt werden?
- Können Anzahlungen, Teilzahlungen und Rückerstattungen verwaltet werden?
- Können unterschiedliche Zahlungsarten getrennt ausgewertet werden?
Wirtschaftliche Auswertungen
Viele Praxisinhabys möchten nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch verstehen, wie sich ihre Praxis wirtschaftlich entwickelt.
- Bietet die Software ausreichend aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertungen?
- Können Umsatzentwicklungen ausgewertet werden?
- Können Auswertungen nach Zeiträumen erstellt werden?
- Können Auswertungen nach Leistungen oder Leistungsgruppen erstellt werden?
- Können Auswertungen nach Behandlerys erstellt werden?
- Können offene Forderungen und Zahlungsausfälle ausgewertet werden?
- Können individuelle Auswertungen oder Berichte erstellt werden?
- Können die wichtigsten Kennzahlen der Praxis übersichtlich dargestellt werden?
Kommunikation und digitaler Austausch mit Patientys
Die Kommunikation mit Patientys gehört zum Alltag jeder Praxis. Termine werden vereinbart oder verschoben, Formulare ausgetauscht, Rechnungen bereitgestellt und Rückfragen beantwortet.
Während E-Mail und SMS heute selbstverständlich erscheinen, gelten für medizinische Einrichtungen besondere Anforderungen. Häufig werden Informationen ausgetauscht, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand einer Person zulassen oder andere sensible Daten enthalten.
Eine Praxissoftware sollte deshalb nicht nur verschiedene Kommunikationswege anbieten, sondern die Praxis auch dabei unterstützen, diese datenschutzgerecht und nachvollziehbar einzusetzen.
Kommunikationswege
Je nach Situation und Wunsch der Patientys können unterschiedliche Kommunikationswege sinnvoll sein. Die Praxis sollte flexibel entscheiden können, welche Kommunikationsform genutzt wird.
- Werden die für die Praxis relevanten Kommunikationswege unterstützt?
- Können E-Mails direkt aus der Software versendet werden?
- Können SMS direkt aus der Software versendet werden?
- Können Seriennachrichten an ausgewählte Patientys versendet werden?
- Können einzelne Nachrichten direkt einer Patientenakte zugeordnet werden?
- Können eingehende Nachrichten einer Patientenakte zugeordnet werden?
- Können Kommunikationsvorgänge dokumentiert werden?
- Ist nachvollziehbar, wann eine Nachricht versendet wurde?
Kommunikationspräferenzen und Einwilligungen
Nicht alle Patientys möchten über dieselben Kommunikationswege kontaktiert werden. Zudem können für bestimmte Kommunikationsformen datenschutzrechtliche Anforderungen oder Einwilligungen erforderlich sein.
- Kann für jede Patientenakte individuell festgelegt werden, welche Kommunikationswege genutzt werden dürfen?
- Kann für jede Patientenakte individuell festgelegt werden, welche Kommunikationswege nicht genutzt werden dürfen?
- Können Einwilligungen zur Kommunikation dokumentiert werden?
- Kann nachvollzogen werden, wann und auf welchem Weg eine Einwilligung erteilt wurde?
- Werden hinterlegte Kommunikationspräferenzen automatisch berücksichtigt?
- Können Kommunikationswünsche oder Kontaktverbote dokumentiert werden?
Dokumentenaustausch
Im Praxisalltag müssen häufig Dokumente bereitgestellt oder entgegengenommen werden. Dabei sollte nachvollziehbar bleiben, welche Unterlagen ausgetauscht wurden und wie der Austausch erfolgt ist.
- Können Dokumente digital mit Patientys ausgetauscht werden?
- Können Patientys Dokumente an die Praxis übermitteln?
- Können hochgeladene Dokumente automatisch einer Patientenakte zugeordnet werden?
- Können Dokumente direkt aus der Patientenakte bereitgestellt werden?
- Kann nachvollzogen werden, wann ein Dokument bereitgestellt wurde?
- Kann nachvollzogen werden, wann ein Dokument heruntergeladen oder abgerufen wurde?
- Können unterschiedliche Dokumenttypen unterschiedlich bereitgestellt werden?
Patientenportal und Self-Service
Viele Patientys möchten Informationen selbst abrufen oder bestimmte Vorgänge ohne telefonischen Kontakt erledigen. Dies kann die Erreichbarkeit verbessern und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
- Gibt es ein Patientenportal?
- Können Patientys eigene Stammdaten aktualisieren?
- Können Patientys Dokumente herunterladen?
- Können Patientys Dokumente hochladen?
- Können Patientys Formulare online ausfüllen?
- Können Patientys ihre Kommunikationspräferenzen selbst verwalten?
- Können Patientys ihre Einwilligungen selbst verwalten?
- Können Patientys Termine einsehen, verschieben oder absagen?
Datenschutzgerechte Kommunikation
Nicht jeder Kommunikationsweg eignet sich gleichermaßen für den Austausch sensibler Informationen. Die Praxis sollte nachvollziehen können, welche Schutzmaßnahmen die Software anbietet.
- Bietet die Software geeignete Möglichkeiten für die datenschutzgerechte Übermittlung sensibler Informationen?
- Können Dokumente über geschützte Downloadbereiche bereitgestellt werden?
- Können Dokumente passwortgeschützt bereitgestellt werden?
- Können Zugriffe auf bereitgestellte Dokumente nachvollzogen werden?
- Können unterschiedliche Sicherheitsstufen für unterschiedliche Dokumenttypen festgelegt werden?
- Unterstützt die Software die Trennung zwischen Benachrichtigung und eigentlicher Dokumentbereitstellung?
- Können besonders sensible Dokumente anders behandelt werden als allgemeine Informationen?
Vertretungen und berechtigte Personen
Nicht immer kommunizieren Patientys selbst mit der Praxis. Häufig übernehmen Eltern, Angehörige, Betreutys oder andere berechtigte Personen organisatorische Aufgaben.
- Können einer Patientenakte weitere berechtigte Personen zugeordnet werden?
- Können unterschiedliche Rollen für zugeordnete Personen definiert werden?
- Kann festgelegt werden, welche Informationen für welche Personen sichtbar sind?
- Kann nachvollzogen werden, welche Person eine Nachricht erhalten oder versendet hat?
- Können Kommunikationsrechte für einzelne Personen eingeschränkt werden?
Videotermine und digitale Behandlungen
Einige Praxen bieten Beratungen oder Behandlungen per Video an. Die Integration solcher Funktionen kann organisatorische Abläufe vereinfachen.
- Unterstützt die Software Videotermine?
- Ist klar, ob die Videofunktion direkt innerhalb der Software oder über externe Anbietys erfolgt?
- Können Einladungen zu Videoterminen automatisch versendet werden?
- Können Videotermine direkt mit der Terminverwaltung verknüpft werden?
- Können Informationen oder Dokumente vor oder nach einem Videotermin bereitgestellt werden?
Betrieb der Software: Cloud oder lokale Installation?
Praxissoftware wird heute sowohl als Cloud-Lösung als auch als lokal installierte Software angeboten. Beide Ansätze können sinnvoll sein, unterscheiden sich jedoch deutlich bei Verantwortlichkeiten, technischen Anforderungen und dem Umgang mit Datensicherung und Ausfällen.
Bei einer Cloud-Lösung übernimmt das Anbiety in der Regel den technischen Betrieb, Datensicherungen, Updates und große Teile der Ausfallsicherheit.
Bei einer lokal installierten Lösung (On-Premise) behalten Praxen häufig mehr Kontrolle über ihre Daten und technische Infrastruktur. Diese zusätzliche Kontrolle geht jedoch mit zusätzlicher Verantwortung einher.
Zusätzlich ist die Unterscheidung zwischen Cloud und lokaler Installation heute nicht mehr immer eindeutig. Viele Lösungen nutzen Mischformen aus lokaler Software und Internetdiensten.
Wichtig ist deshalb weniger die Bezeichnung der Lösung als die Frage, wer welche Verantwortung übernimmt und welche Folgen Ausfälle oder technische Probleme für die Praxis haben.
Welche Betriebsform passt zu deinem Alltag? Unsere Entscheidungshilfe Cloud oder On-Premise? führt dich durch typische Situationen in der Praxis.
Grundsätzliche Fragen
Bevor einzelne Funktionen bewertet werden, sollte klar sein, welches Betriebsmodell angeboten wird und welche Aufgaben jeweils durch die Praxis oder das Anbiety übernommen werden.
- Ist klar beschrieben, ob die Software als Cloud-Lösung, lokal installierte Lösung oder Mischform angeboten wird?
- Ist klar beschrieben, welche Aufgaben das Anbiety übernimmt?
- Ist klar beschrieben, welche Aufgaben bei der Praxis verbleiben?
- Sind die technischen Voraussetzungen für die Nutzung verständlich beschrieben?
- Sind laufende Wartungsaufgaben der Praxis verständlich beschrieben?
- Bietet das Anbiety ausreichend Unterstützung bei Einrichtung, Betrieb und Fehlerbehebung?
Internetabhängigkeit und Mischformen
Viele moderne Funktionen setzen eine Internetverbindung voraus. Gleichzeitig unterscheiden sich Praxissoftware-Lösungen erheblich darin, welche Funktionen auch bei einer Störung der Internetverbindung weiterhin zur Verfügung stehen.
- Ist klar beschrieben, welche Funktionen ohne Internetverbindung genutzt werden können?
- Ist klar beschrieben, welche Funktionen auf eine aktive Internetverbindung angewiesen sind?
- Können wichtige Praxisabläufe auch bei einer Störung der Internetverbindung fortgeführt werden?
- Ist klar beschrieben, welche Funktionen bei einer Störung der Internetverbindung nicht mehr zur Verfügung stehen?
- Ist nachvollziehbar, welche externen Dienste für den Betrieb der Software genutzt werden?
- Ist nachvollziehbar, welche Funktionen durch externe Dienste bereitgestellt werden?
Mobiles Arbeiten und Hausbesuche
Manche Praxen erledigen ihre Arbeit überwiegend am Praxis-PC. Andere möchten Tablets oder Smartphones nutzen, bei Hausbesuchen dokumentieren oder Rechnungen direkt vor Ort erstellen. Entscheidend ist, welche Aufgaben auf welchen Geräten mit und ohne Internetverbindung möglich sein müssen.
Mobile Nutzung und Offline-Funktionen hängen vom konkreten Angebot ab. Prüfe diese Anforderungen unabhängig davon, ob eine Software als Cloud-Lösung, lokale Installation oder Mischform angeboten wird.
- Lassen sich die für meine Praxis benötigten Aufgaben auf den vorgesehenen Geräten ausführen und auf Tablet oder Smartphone gut per Touch bedienen?
- Können die für einen Hausbesuch benötigten Praxisdaten auf dem Mobilgerät auch ohne Internetverbindung abgerufen werden?
- Können Behandlungsnotizen unterwegs ohne Internetverbindung erfasst und gespeichert werden?
- Können unterwegs erfasste Notizen später dem passenden Patienty und der passenden Behandlung zugeordnet werden, wobei der ursprüngliche Erfassungszeitpunkt erhalten bleibt?
- Können offline erfasste Daten später ohne Datenverlust oder doppelte Einträge abgeglichen werden, wobei gleichzeitig entstandene Änderungen erkannt und Konflikte nachvollziehbar aufgelöst werden können?
- Ist erkennbar, welche Eingaben bisher nur lokal gespeichert und welche bereits übertragen wurden?
- Können Rechnungen direkt vor Ort auf dem verwendeten Mobilgerät erstellt und über den gewünschten Weg bereitgestellt werden?
- Können Rechnungen direkt vor Ort auch ohne Internetverbindung fertiggestellt werden?
- Können Leistungen oder Rechnungsentwürfe offline erfasst und später ohne erneute Eingaben zu fertigen Rechnungen verarbeitet werden?
Cloud-Lösungen
Dieser Abschnitt ist vor allem relevant, wenn du eine Cloud-Lösung oder einen internetbasierten Dienst bewertest.
Bei Cloud-Lösungen übernimmt das Anbiety wesentliche Teile von Betrieb, Datensicherung und Ausfallsicherheit. Die folgenden Fragen helfen dabei einzuschätzen, wie professionell diese Aufgaben umgesetzt werden.
- Werden automatische Datensicherungen erstellt?
- Können auch ältere Datenstände wiederhergestellt werden?
- Werden Wiederherstellungsverfahren regelmäßig getestet?
- Ist nachvollziehbar, wann die letzte erfolgreiche Datensicherung durchgeführt wurde?
- Ist klar beschrieben, in welchen Ländern die Daten gespeichert werden?
- Ist klar beschrieben, in welchen Ländern Datensicherungen gespeichert werden?
- Werden mehrere Rechenzentren oder Standorte genutzt?
- Werden Datensicherungen an geografisch getrennten Standorten aufbewahrt?
- Kann der Betrieb bei Ausfall eines Rechenzentrums fortgeführt werden?
- Werden mehrere Anwendungsserver parallel betrieben?
- Ist die angestrebte Wiederherstellungszeit bei größeren Ausfällen nachvollziehbar beschrieben?
- Ist der angestrebte maximale Datenverlust im Ernstfall nachvollziehbar beschrieben?
- Gibt es eine öffentliche Statusseite für Störungen und Wartungsarbeiten?
Lokal installierte Lösungen (On-Premise)
Dieser Abschnitt ist vor allem relevant, wenn du eine lokal installierte Lösung bewertest.
Bei lokal installierten Lösungen verbleiben viele technische Aufgaben ganz oder teilweise bei der Praxis. Die folgenden Fragen helfen dabei einzuschätzen, ob diese Verantwortung mit vertretbarem Aufwand übernommen werden kann.
- Ist klar beschrieben, welche Aufgaben die Praxis selbst übernehmen muss?
- Ist die Datensicherung mit vertretbarem Aufwand umsetzbar?
- Ist die Wiederherstellung im Notfall mit vertretbarem Aufwand durchführbar?
- Sind die Anforderungen an Hardware und IT-Betreuung für die Praxis angemessen?
- Werden Hilfestellungen für Datensicherung und Wiederherstellung bereitgestellt?
- Bietet das Anbiety Unterstützung bei schwerwiegenden technischen Problemen?
Datensicherung
Dieser Abschnitt ist vor allem für lokal installierte Lösungen relevant.
Eine Datensicherung schützt nicht nur vor Hardwaredefekten, sondern auch vor versehentlichen Löschungen, Fehlbedienungen, Schadsoftware oder Schäden an den Praxisräumen.
- Unterstützt die Software regelmäßige Datensicherungen?
- Können Datensicherungen automatisiert erstellt werden?
- Können auch ältere Datenstände wiederhergestellt werden?
- Kann nachvollzogen werden, wann die letzte erfolgreiche Datensicherung erstellt wurde?
- Können Datensicherungen an mehreren Speicherorten abgelegt werden?
- Bestehen geeignete Möglichkeiten für Onsite-Backups?
- Bestehen geeignete Möglichkeiten für Offsite-Backups?
- Können Datensicherungen verschlüsselt gespeichert werden?
- Gibt es Hilfestellungen oder Empfehlungen für eine sichere Datensicherungsstrategie?
Wiederherstellung und Ausfallsicherheit
Eine Datensicherung ist nur dann hilfreich, wenn sich die Daten im Ernstfall tatsächlich wiederherstellen lassen.
- Können einzelne Patientenakten wiederhergestellt werden?
- Können einzelne Dokumente wiederhergestellt werden?
- Kann eine komplette Praxisinstallation wiederhergestellt werden?
- Ist der Aufwand für eine Wiederherstellung nachvollziehbar beschrieben?
- Gibt es Hilfestellungen oder Dokumentationen für Wiederherstellungen?
- Kann überprüft werden, ob Datensicherungen verwendbar sind?
- Bietet das Anbiety ausreichende Unterstützung im Wiederherstellungsfall?
Schutz vor Schadsoftware und Geräteverlust
Verlorene Geräte, Defekte oder Schadsoftware können dazu führen, dass Daten unzugänglich werden oder in falsche Hände geraten.
- Werden lokal gespeicherte Daten verschlüsselt?
- Werden lokal gespeicherte Dokumente verschlüsselt?
- Können Daten bei Verlust oder Diebstahl eines Gerätes geschützt werden?
- Unterstützt die Software Maßnahmen gegen die Folgen von Schadsoftware oder Ransomware?
- Können ältere Datenstände nach versehentlichen Änderungen oder Verschlüsselungen wiederhergestellt werden?
- Können lokale Daten auf mehreren Geräten oder Standorten synchron gehalten werden?
Zugriff auf die eigenen Daten, Anbietywechsel und Praxisnachfolge
Der Wechsel zwischen verschiedenen Praxissoftware-Lösungen ist heute häufig nur eingeschränkt möglich. Es gibt keinen allgemeinen Standard, der sicherstellt, dass Daten reibungslos von einem Anbiety zu einem anderen übertragen werden können.
Unterschiede bei Datenmodellen, Dokumentationsstrukturen und Funktionen führen dazu, dass Daten oft nicht vollständig übernommen werden können. Deshalb sollte bereits vor der Entscheidung für eine Software geklärt werden, welche Möglichkeiten zum Export, Archivzugriff und späteren Anbietywechsel bestehen.
Darüber hinaus begleiten Praxissoftware-Lösungen eine Praxis häufig über viele Jahre oder sogar Jahrzehnte. Deshalb sollten auch Situationen wie Praxisverkauf, Praxisübergabe, Ruhestand, Krankheit oder Todesfall berücksichtigt werden.
Datenzugriff und Datenexport
Die Daten einer Praxis gehören der Praxis. Eine Software sollte deshalb Möglichkeiten bieten, diese Daten unabhängig vom Hersteller einzusehen, zu exportieren und weiterzuverwenden.
- Können die für die Praxis relevanten Daten in ausreichendem Umfang exportiert werden?
- Können einzelne Patientenakten sowie vollständige Datenbestände exportiert werden?
- Bleiben exportierte Daten auch ohne die ursprüngliche Software lesbar und nutzbar?
- Stehen Exporte in geeigneten Dateiformaten zur Verfügung?
- Sind Umfang und Format der Exporte nachvollziehbar dokumentiert?
Anbietywechsel und Datenmigration
Ein Wechsel der Praxissoftware kann aus unterschiedlichen Gründen notwendig werden. Je besser Daten exportiert und importiert werden können, desto geringer ist der Aufwand für die Praxis.
- Ist nachvollziehbar, welche Daten aus anderen Systemen übernommen werden können und welche nicht?
- Ist klar beschrieben, wie die Datenübernahme erfolgt?
- Bietet das Anbiety gute Unterstützung bei einer Datenmigration?
- Sind mögliche Kosten einer Datenmigration transparent dargestellt?
- Bestehen ausreichende Erfahrungen mit Datenübernahmen aus anderen Systemen?
- Können Testimporte durchgeführt werden?
Vertragsende und Zugriff nach der Kündigung
Auch nach einer Kündigung können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Deshalb sollte frühzeitig geklärt werden, wie lange auf die Daten zugegriffen werden kann und welche Möglichkeiten zur Archivierung bestehen.
- Bleibt der Zugriff auf die Daten nach Vertragsende ausreichend lange möglich?
- Können Daten auch nach Vertragsende exportiert werden?
- Gibt es einen Archivmodus oder vergleichbare Möglichkeiten zur weiteren Einsichtnahme?
- Stehen im Archivmodus ausreichend Funktionen zur Verfügung?
- Sind Kosten für Archivierung, Bereitstellung oder Export der Daten transparent dargestellt?
- Sind die Fristen für Bereitstellung oder Löschung von Daten nach Vertragsende klar geregelt?
Praxisübergabe, Praxisverkauf und Praxisnachfolge
Viele Praxen werden im Laufe ihres Bestehens verkauft, übergeben oder geschlossen. Dabei müssen häufig große Mengen an Patientenakten, Dokumentationen und Abrechnungsdaten über viele Jahre hinweg verfügbar bleiben.
Eine Praxissoftware sollte solche Situationen unterstützen und nicht davon ausgehen, dass dieselbe Person die Praxis dauerhaft betreibt.
Insbesondere bei Praxisübernahmen kann es erforderlich sein, die übernommenen Akten organisatorisch von den eigenen Patientenakten zu trennen. In papiergebundenen Praxen wird hierfür häufig vom „Zwei-Schränke-Modell“ gesprochen. Auch digitale Systeme sollten entsprechende organisatorische Trennungen ermöglichen.
- Unterstützt die Software Praxisübergaben und Praxisnachfolgen angemessen?
- Können Daten an eine Nachfolgepraxis übergeben werden?
- Können übernommene und eigene Patientenakten organisatorisch getrennt verwaltet werden?
- Können unterschiedliche Aufbewahrungs- und Zugriffsregelungen für verschiedene Aktenbestände umgesetzt werden?
- Bietet das Anbiety gute Unterstützung bei einer Praxisübergabe?
- Sind mögliche Kosten einer Praxisübergabe oder Praxisnachfolge transparent dargestellt?
- Bestehen klare Regelungen für den Fall des Todes oder der dauerhaften Berufsunfähigkeit einer Praxisinhabery?
- Können rechtliche Vertretys oder Nachfolgys auf notwendige Daten zugreifen?
Vertrauenspersonen und Notfallzugriff
Krankheit, Unfall oder andere Notfälle können dazu führen, dass eine Praxisinhabery vorübergehend oder dauerhaft nicht handlungsfähig ist. In solchen Situationen kann es wichtig sein, dass zuvor benannte Vertrauenspersonen oder rechtliche Vertretys bestimmte organisatorische Aufgaben übernehmen können.
- Können Vertrauenspersonen oder Notfallregelungen hinterlegt werden?
- Können Notfallzugriffe nachvollziehbar dokumentiert werden?
- Gibt es Verfahren zur Freischaltung von Notfallzugängen?
- Bietet das Anbiety gute Unterstützung bei einem Notfall oder Ausfall einer Praxisinhabery?
Insolvenz, Betriebseinstellung und außergewöhnliche Situationen
Auch ungewöhnliche Situationen sollten bedacht werden. Praxen sind häufig über viele Jahre auf ihre Daten angewiesen und sollten wissen, welche Möglichkeiten ihnen in besonderen Situationen zur Verfügung stehen.
- Bestehen klare Regelungen für den Fall einer Insolvenz des Anbietys?
- Bestehen klare Regelungen für den Fall, dass die Software eingestellt wird?
- Können Praxen in solchen Fällen weiterhin auf ihre Daten zugreifen?
- Bestehen ausreichende Möglichkeiten, Daten unabhängig vom laufenden Betrieb des Anbietys zu sichern?
- Gibt es dokumentierte Verfahren für außergewöhnliche Betriebsunterbrechungen oder die Einstellung des Produkts?
Datenschutz, Informationssicherheit und Berechtigungen
Praxissoftware verarbeitet besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Dazu gehören nicht nur Kontaktdaten, sondern häufig auch Gesundheitsdaten, Diagnosen, Behandlungsdokumentationen und Abrechnungsinformationen.
Die Verantwortung für Datenschutz und Schweigepflicht verbleibt grundsätzlich bei der Praxis. Die eingesetzte Software sollte jedoch dabei helfen, diese Anforderungen im Praxisalltag umzusetzen.
Dabei geht es nicht nur um technische Sicherheit, sondern auch um organisatorische Fragen: Wer darf welche Informationen sehen? Wie werden Zugriffe dokumentiert? Was passiert bei verlorenen Geräten oder gestohlenen Zugangsdaten? Und wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitys nur auf die Informationen zugreifen können, die sie tatsächlich benötigen?
Datenschutzrechtliche Grundlagen
Medizinische Einrichtungen müssen besondere datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen. Die Software sollte die Praxis dabei unterstützen und die notwendigen Informationen bereitstellen.
- Sind AVV, TOMs und weitere Datenschutzinformationen leicht zugänglich?
- Ist nachvollziehbar, welche externen Dienstleistys an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind?
- Werden Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bereitgestellt?
- Gibt es Ansprechpartnerys für Datenschutzfragen?
Rollen, Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Nicht alle Personen in einer Praxis benötigen Zugriff auf dieselben Informationen. Eine differenzierte Rechteverwaltung kann dazu beitragen, Datenschutz und Vertraulichkeit im Praxisalltag umzusetzen.
- Können Rollen und Berechtigungen ausreichend flexibel verwaltet werden?
- Können Zugriffsrechte auf Funktionen, Akten oder Patientengruppen eingeschränkt werden?
- Können Vertretungsregelungen abgebildet werden?
- Können Zugriffsrechte zeitlich befristet vergeben werden?
- Können ehemalige Mitarbeitys schnell und vollständig deaktiviert werden?
- Können unterschiedliche Standorte oder Organisationseinheiten voneinander getrennt werden?
Anmeldung und Authentifizierung
Gestohlene Zugangsdaten gehören zu den häufigsten Ursachen für unbefugte Zugriffe. Die Software sollte daher geeignete Schutzmechanismen bereitstellen.
- Unterstützt die Software eine Zwei-Faktor-Authentifizierung?
- Werden geeignete Verfahren zur Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt?
- Können unterschiedliche Sicherheitsanforderungen für verschiedene Nutzys festgelegt werden?
- Bietet die Software angemessene Schutzmaßnahmen gegen missbräuchliche Anmeldungen?
- Können automatische Abmeldungen nach Inaktivität konfiguriert werden?
Nachvollziehbarkeit und Protokollierung
Bei Datenschutzvorfällen, Fehlbedienungen oder Rückfragen sollte nachvollziehbar sein, wer wann auf welche Informationen zugegriffen oder Änderungen vorgenommen hat.
- Werden relevante Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar protokolliert?
- Können Protokolle ausgewertet oder exportiert werden?
- Werden Protokolle ausreichend lange aufbewahrt?
- Ist nachvollziehbar, welcher Nutzy eine bestimmte Aktion durchgeführt hat?
Schutz der gespeicherten Daten
Daten sollten nicht nur vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden, sondern auch bei Geräteverlust, Diebstahl oder technischen Problemen möglichst sicher bleiben.
- Werden gespeicherte Daten und Datensicherungen angemessen geschützt?
- Können Daten auch bei Verlust oder Diebstahl eines Gerätes geschützt werden?
- Werden Sicherheitsupdates regelmäßig bereitgestellt?
Zusammenarbeit und externe Zugriffe
Viele Praxen arbeiten mit mehreren Behandlerys, Vertretungen, Praxisgemeinschaften oder externen Dienstleistys zusammen. Die Software sollte solche Situationen unterstützen, ohne Datenschutz und Vertraulichkeit zu gefährden.
- Können mehrere Behandlerys oder Organisationseinheiten organisatorisch getrennt verwaltet werden?
- Können Vertretungen und zeitlich begrenzte Zugriffe eingerichtet werden?
- Können einzelne Bereiche oder Akten gezielt freigegeben werden?
- Können Zugriffe externer Personen nachvollzogen werden?
Datenschutzvorfälle und Notfälle
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen können Sicherheitsvorfälle auftreten. In solchen Situationen sollte nachvollziehbar sein, welche Unterstützung die Software und das Anbiety bieten.
- Gibt es dokumentierte Verfahren für Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle?
- Informiert das Anbiety transparent über Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle?
- Bietet das Anbiety gute Unterstützung bei der Aufklärung eines Vorfalls?
- Können relevante Informationen für Untersuchungen bereitgestellt werden?
- Gibt es Ansprechpartnerys für Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle?
- Bestehen geeignete Maßnahmen für den Fall kompromittierter Benutzerkonten?
Einführung, Support, Kosten und Vertragsbedingungen
Die Funktionen einer Praxissoftware sind nur ein Teil der Entscheidung. Ebenso wichtig sind die Unterstützung bei der Einführung, die Erreichbarkeit des Supports, die Transparenz der Kosten und die vertraglichen Rahmenbedingungen.
Gerade die Einführung einer neuen Praxissoftware oder ein späterer Wechsel sind häufig mit erheblichem Aufwand verbunden. Deshalb kann es sinnvoll sein, bereits vor Vertragsabschluss zu klären, welche Unterstützung angeboten wird, welche Kosten entstehen können und welche Rechte und Pflichten sich aus dem Vertrag ergeben.
Einführung und Datenübernahme
Die Einführung einer neuen Praxissoftware betrifft häufig nahezu alle Arbeitsabläufe einer Praxis. Eine gute Unterstützung kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden und die Umstellung zu erleichtern.
- Bietet das Anbiety gute Unterstützung bei der Einführung der Software?
- Wird die Übernahme bestehender Daten unterstützt?
- Ist klar beschrieben, welche Daten übernommen werden können und welche nicht?
- Können Testimporte oder Testzugänge genutzt werden?
- Sind zusätzliche Kosten für Einführung oder Datenübernahme klar ausgewiesen?
- Werden geeignete Schulungs- und Lernangebote bereitgestellt?
Support und Hilfe im Alltag
Auch nach einer erfolgreichen Einführung entstehen Fragen oder Probleme. Die Qualität des Supports kann erheblichen Einfluss auf den Praxisalltag haben.
- Kann Support über geeignete Kommunikationswege erreicht werden?
- Ist Support zu den für die Praxis relevanten Zeiten erreichbar?
- Werden Reaktionszeiten zugesichert oder transparent kommuniziert?
- Gibt es unterschiedliche Supportstufen oder Supportpakete?
- Stehen hilfreiche Dokumentationen, Anleitungen oder Schulungsmaterialien zur Verfügung?
- Werden bekannte Störungen und Wartungsarbeiten transparent kommuniziert?
Kosten
Der monatliche Grundpreis allein sagt häufig wenig über die tatsächlichen Gesamtkosten aus. Zusätzliche Funktionen, Kommunikationsdienste, Speicherplatz oder Supportleistungen können weitere Kosten verursachen.
- Sind die laufenden Kosten transparent und nachvollziehbar dargestellt?
- Ist klar ersichtlich, welche Leistungen im Grundpreis enthalten sind?
- Sind mögliche Zusatzkosten klar ausgewiesen?
- Ist nachvollziehbar, wie sich die Kosten bei Wachstum der Praxis entwickeln können?
- Sind einmalige Kosten für Einführung, Schulungen oder Datenübernahmen klar ausgewiesen?
- Sind mögliche Kosten bei Vertragsende, Datenexport oder Praxisnachfolge klar ausgewiesen?
Vertragsbedingungen
Die vertraglichen Rahmenbedingungen bestimmen nicht nur die laufenden Kosten, sondern auch die Flexibilität der Praxis bei Veränderungen oder einem späteren Wechsel.
- Sind Laufzeiten und Kündigungsfristen fair und nachvollziehbar geregelt?
- Sind Voraussetzungen und Verfahren für Preisänderungen klar geregelt?
- Sind Regelungen für besondere Situationen wie Praxisverkauf, Ruhestand, Krankheit oder Todesfall vorhanden?
- Sind Regelungen für den Zugriff auf Daten nach Vertragsende klar beschrieben?
- Sind Regelungen für den Fall einer Einstellung des Produkts vorhanden?
Transparenz und Vertrauen
Viele wichtige Informationen finden sich nicht in den Funktionsbeschreibungen einer Software, sondern in Verträgen, Preislisten und begleitenden Dokumentationen. Eine transparente Kommunikation kann helfen, spätere Überraschungen zu vermeiden.
- Sind Preise, Vertragsbedingungen und wesentliche Informationen öffentlich zugänglich?
- Werden Änderungen an Preisen, Leistungen oder Vertragsbedingungen transparent kommuniziert?
- Werden Wartungsarbeiten, Störungen und größere Änderungen nachvollziehbar angekündigt?
- Ist die Weiterentwicklung der Software für Interessierte nachvollziehbar?
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