lemniscus als elektronisches Kassensystem

In lemniscus können Bareinnahmen aufgezeichnet werden, was lemniscus aus Sicht der Finanzbehörden automatisch zu einem elektronischem Kassensystem macht.

Was bedeutet das für uns?

Da wir unter die KassenSichV fallen, müssen wir jede Aufzeichnung vor Ort genutzter Zahlungsformen in lemniscus durch eine sogenannte TSE schützen lassen.

Da wir mit lemniscus eine browserbasierte Webanwendung haben, haben wir eine Cloud-TSE in lemniscus integriert. Der Einsatz einer Hardware-TSE ist für lemniscus keine Option.

Muss dann jeder so eine TSE in lemniscus haben?

Nein, natürlich nicht. Von der TSE Pflicht betroffen sind nur die vor Ort genutzten Zahlungsformen.

Wer also über lemniscus keine vor Ort genutzten Zahlungsformen aufzeichnet, wird auch keine TSE benötigen: Überweisungen, EC oder Abrechnungsstelle.

Es bleibt jedem Therapeuty noch die Möglichkeit, die Quittungen (Bar-Rechnungen) in lemniscus als bezahlt zu markieren ohne einen Zahlungseingang zu erfassen und eine “offene Ladenkasse” für die Aufzeichnung zu betreiben. Unter “offene Ladenkasse” sind die papierbehafteten Aufzeichnungen ohne technische Hilfsmittel gemeint.

Was kostet so eine TSE Anbindung?

Die Kosten einer TSE müssen wir an unsere Kundy weitergeben, die Kosten haben wir unter Schnickschnacks aufgelistet.

Natürlich nur für die Nummernkreise in lemniscus, für die man vor Ort genutzte Zahlungsformen aufzeichnen will.

Wir nutzen lemniscus nicht in Deutschland…

Wir können noch nicht zu 100 % sicherstellen, dass die Bargeldaufzeichnung in lemniscus in anderen Ländern zulässig ist.

Allgemeine Fragen und Antworten

Wir zitieren hier teilweise aus dem FAQ des Bundesministerium der Finanzen.

Worum geht es beim Kassengesetz?

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (“Kassengesetz”) wurde die Regelung des § 146a AO neu geschaffen. Hiernach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. So sollen Manipulationen an den digitalen Daten verhindert werden. Auch die nachträglichen Manipulationen dieser Daten sollen künftig vermieden werden. Dies ist möglich durch eine Protokollierung (Festschreibung mit der Folge, dass Änderungen sichtbar sind) der Daten, die zeitgleich mit dem Zeitpunkt der Eingabe der Daten beginnt. Dies erfolgt durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, so dass für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben wird, um Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar zu machen.

Wie sind Fakturasysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?

Besteht in einem Fakturasystem oder einem Fakturamodul die Möglichkeit, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, verfügt es über eine Kassenfunktion im Sinne der Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a. D.h., dieses darf nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 11.2 des AEAO zu § 146a AO).

Muss ab 1. Januar 2020 bei jedem Geschäftsvorgang der Beleg mitgenommen werden?

Nein, es gibt nur die Pflicht zur Ausgabe eines Belegs und die Pflicht zum unmittelbaren zur Verfügung stellen. Es gibt keine Pflicht zur Mitnahme.

Können nur Papierbelege ausgestellt werden?

Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologie-neutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben.

Was sind vor Ort genutzte Zahlungsformen?

Vor Ort genutzte Zahlungsformen sind Zahlungsformen, in denen Patientys / Klientys eine Rechnung bzw. eine Quittung in bar, mit Debit- oder Kreditkarte bezahlen. In lemniscus wird das aktuell so abgebildet, dass ein Zahlungseingang “auf Kasse” oder “auf EC” gebucht wird.

In einer Auskunft vom Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen wurde uns folgendes mitgeteilt:

Ein System, das ausschließlich Debit- (z.B. girocard, Maestro, VPay) und Kreditkarten (z.B. Mastercard, Visa etc.) akzeptiert, muss nicht mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert werden müssen

In lemniscus wurde somit die vor Ort genutzte Zahlungsform elektronisch aufgezeichnet - was auch gut ist - schliesslich gilt eine Aufzeichnungspflicht der Einnahmen.

Was kann passieren, wenn ich meine Bareinnahmen nicht korrekt erfasse?

Sollte man in einer Kassen-Nachschau bei so etwas ertappt werden, dann erwartet denjenigen das volle Programm: Schätzung, umfangreiche Steuerprüfung, Bußgelder (wegen Ordnungswidrigkeit).

Viele können mit dem Begriff der Kassen-Nachschau nichts anfangen, hier eine sehr kurze Erläuterung.

Beginnend mit dem 1. Januar 2018 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt.

Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt durch den Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen die Amtsträger Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten.

Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.

Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Hilfe

In dem folgenden Helpdesk-Dokument tragen wir die wichtigen Informationen zur Kassensicherungsverordnung/ TSE zusammen.

• TSE für Bargeldfluss in der Praxis
  https://helpdesk.lemniscus.de/hc/de/articles/360016671399-TSE-für-Bargeldfluss-in-der-Praxis