TSE Umsetzung - es wird doch noch hektisch...

am 31.08.2020 in News gepostet.

Das Thema TSE haben wir in unserem letzen Newsletter und in einer Newsmeldung bereits angesprochen - unsicher war bisher nur noch, ob die aktuelle Nichtbeanstandungsregelung verlängert wird oder nicht.

Eine Nichtbeanstandungsregelung bedeutet: das Gesetz wurde nicht ausgesetzt, es werden nur keine Strafen verhängt. Und das auch nur, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.

In dieser Newsmeldung greifen wir das Thema erneut auf, gehen auf den aktuellen Stand in Bezug auf die Bundesländer ein und erklären ein bisschen, was warum und wie das mit der TSE funktioniert.

Jetzt wird es doch noch hektisch!

Es haben nicht alle Bundesländer per Erlass die Nichtbeanstandungsregel der Kassensicherungsverordnung vom 1.10.2020 automatisch auf den 31.3.2021 verlängert.

Es hatte eigentlich so ausgesehen, als würden wir doch noch ein bisschen mehr Zeit bekommen.

Fünf Bundesländer haben mehr oder weniger eine Verlängerung beschlossen, der Steuerpflichtige muss allerdings bestimmte Formulare ausfüllen und einreichen.

Bei den anderen Bundesländern wurde die Nichtbeanstandungsregel unter bestimmten Vorraussetzungen verlängert.

In Bremen darf man zum Beispiel, soweit die Theorie, schriftlich eine Verlängerung wegen Härtefall beantragen.

Praktisch ist es keine automatische Verlängerung, so dass wir uns genötigt sehen, zu handeln. Sobald wir allerdings für ein Bundesland die TSE-Einbindung umsetzen, sind wir verpflichtet die Lösung für alle andere Bundesländer bereitzustellen: denn unbeachtet der Nichtbeanstandungsregel bleibt es dabei, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden müssen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind. Es ist dann für ein System wie Lemniscus, dass nicht regional vertrieben wird, nicht darstellbar, dass man die Umsetzung nur für ein Bundesland im Angebot hat.

Ihr seht - es ist ein mittelgroßes Durcheinander, wir sind nur dann auf der sicheren Seite, und damit meinen wir alle Anwender, wenn wir so schnell wir können die KassenSichV umsetzen. Somit steht für uns fest: sobald wir die Umsetzung in den nächsten Tagen fertiggestellt haben, und unser Anbieter die Zertifizierung erlangt hat, sind wir am Start.

Wie kann ich nachweisen, dass Lemniscus an einer TSE-Konformität arbeitet?

Die Nichtbeanstandungsregel greift aktuell nur, wenn man nachweisen kann, dass der Anbieter des Kassensystems auch dabei ist, die TSE umzusetzen.

Lemniscus ist eine Webanwendung, daher müssen wir prinzipbedingt eine cloudbasierte Lösung einsetzen. In den meisten Bundesländern reicht die Mitteilung, dass der Einsatz einer Cloud-TSE geplant sei, als Grund für eine Verlängerung der Nichtbeanstandungsregel.

Wir haben uns für die TSE-Lösung von Fiskaly entschieden, das folgende PDF gilt als Nachweis für einen Vertragsabschluss und dokumentiert die von uns angestrebte TSE-Konformität.

Warum kommt diese Info erst jetzt kurz vor Ladenschluss?

Bekannt geworden ist die TSE zu Beginn letzten Jahres, als die Sau medial durchs Dorf getrieben wurde wegen der Bonpflicht. Überraschend für uns war die Erkenntnis Ende letzten Jahres, dass auch Lemniscus von der TSE-Pflicht betroffen sein könnte. Seitdem haben wir mit vielen Rechtsanwälten, Auditoren und Steuerberatern gesprochen und mussten feststellen, dass hier fast so viele unterschiedliche Antworten kamen, wie wir Leute angeschrieben hatten.

Erst die Nachfrage bei der Oberfinanzdirektion hat uns Klarheit gebracht: ja, wir müssen die TSE umsetzen. Wir sind ein elektronisches Kassensystem.

Warum entstehen für die TSE-Konformität Kosten?

Egal welche TSE-Lösung zum Einsatz kommt: grundsätzlich sind TSE-Module nicht kostenlos - egal ob diese als Hardware (USB-Modul) oder Software (Cloud-TSE) eingesetzt werden sollen.

Die Cloud-Lösung, die wir einsetzen werden hat, wie bei Cloudlösungen üblich, eine monatliche Gebühr.

Im Gegensatz zu einer USB-Stick basierten Lösung, kann die Cloud-Lösung nicht verloren oder kaputt gehen - die Datensicherung ist somit Teil des Angebots und ein wesentlicher Vorteil gegenüber einer Hardware Lösung. Die Fiskaly Lösung kommt mit Kundendashboard, Downloads und allem drum und dran…

Wir gehen heute davon aus, dass wir die TSE-Lösung für 10€ pro Nummernkreis pro Monat anbieten können. In diesem Preis sind sowohl die TSE-Grundgebühren wie der hohe Entwicklungsaufwand abgebildet.

Was bedeutet das für Lemniscus-Anwender?

Die Tatsache, dass man in Lemniscus vor Ort genutzte Zahlungsformen erfassen kann, führt dazu, dass man Lemniscus als elektronisches Kassensystem betrachten muss.

Also werden wir demnächst Lemniscus so verändern, dass die Aufzeichnungen der vor Ort genutzte Zahlungsformen standardmäßig nicht mehr möglich sein werden. Der einfache Gedanke hier ist: wer keine vor Ort genutzte Zahlungsformen hat, muss nichts machen und tappt auch in keine Falle bei einer Prüfung. Wer also keine vor Ort genutzte Zahlungsformen hat, oder zukünftig auf diese verzichten kann und will, der muss dann nichts machen und hat auch keine weitere Kosten.

Will man in Lemniscus vor Ort genutzte Zahlungsformen weiterhin oder in Zukunft erfassen, dann muss man für den Nummernkreis, in dem vor Ort genutzte Zahlungsformen erfasst werden sollen, die Verwendung einer TSE buchen.

  • Der Einsatz einer TSE in Lemniscus ist komplett transparent - sie muss nur pro Nummernkreis gebucht werden
  • Es dürfen nur noch vor Ort genutzte Zahlungsformen in Lemniscus erfasst werden, wenn für den entsprechenden Nummernkreis eine TSE gebucht wurde.
  • Eine TSE wird 10€ pro Nummernkreis pro Monat kosten, und analog zum Vertrag entweder monatlich oder jährlich abgerechnet werden

Als Lemniscus-Anwender hat man ein System, dass dabei ist, die TSE umzusetzen - daher greift die aktuelle Nichtbeanstandungsregel für unsere Kunden.

Natürlich ist man nicht verpflichtet, die vor Ort genutzte Zahlungsformen in Lemniscus zu erfassen - ein Kassenbuch in Papierform, wenn auch auffendiger zu führen, tut es natürlich auch.

Wenn man also nichts unternimmt, und keine TSE bucht, wird sich Lemniscus für den Anwender etwas ändern:

  • In Lemniscus können dann keine vor Ort genutzte Zahlungsformen mehr erfasst werden, bereits erfasste Buchungen werden natürlich nicht gelöscht, man kann nur keine neuen Buchungen erfassen
  • Rechnungen/ Quittungen können zwar bezahlt markiert werden - die Aufzeichnung der vor Ort genutzte Zahlungsformen muss dann in einem anderem System durchgeführt werden (Registrierkasse, Papier-Kassenbuch)

Wenn man nicht vorhat, in Lemniscus die TSE einzusetzen, dann sollte man jetzt schon eine alternative Aufzeichnungsform suchen. Schliesslich gilt die Nichtbeanstandungsregel nur dann, wenn man vorhat, ein TSE System einzusetzen - und die Aufzeichnungspflicht gilt nach wie vor.

Viele Fragen, hier ein paar Antworten

Seit der letzten Newsmeldung haben wir einige Fragen zum Thema TSE gestellt bekommen, daher greifen wir das Thema hier noch einmal auf und beantworten ein paar allgemeine Fragen.

Wichtig: wir können und dürfen keine Steuerberatung anbieten! Viele Fragen, die uns erreicht haben, waren sehr spezifisch auf interne Abläufe ausgerichtet. Einige Therapeuten haben sehr kreative Ideen, die wohl sogar von Steuerberatern beigesteuert wurden, wie man das mit der Aufzeichnung von vor Ort genutzte Zahlungsformen lösen könnte.

Daher hier schon mal von uns in den Raum gestellt: uns ist kein Kniff, kein Trick, keine elegante Lösung bekannt, mit der man die TSE-Pflicht umgehen kann, wenn man Bares/ EC elektronisch aufzeichnen will…

Jetzt aber zu den Fragen!

Was sind vor Ort genutzte Zahlungsformen?

Vor Ort genutzte Zahlungsformen sind Zahlungsformen, in denen Patienten/ Clienten eine Rechnung bzw. eine Quittung in bar, mit Debit- oder Kreditkarte bezahlen. In Lemniscus wird das aktuell so abgebildet, dass ein Zahlungseingang “auf Kasse” oder “auf EC” gebucht wird.

In einer Auskunft vom Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen wurde uns folgendes mitgeteilt:

Ein System, das ausschließlich Debit- (z.B. girocard, Maestro, VPay) und Kreditkarten (z.B. Mastercard, Visa etc.) akzeptiert, muss nicht mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert werden

In Lemniscus wurde somit die vor Ort genutzte Zahlungsform elektronisch aufgezeichnet - was auch gut ist - schliesslich gilt eine Aufzeichnungspflicht der Einnahmen.

Was ist überhaupt ein Nummernkreis?

Der Steuerberater sagt dazu auf Fachchinesisch “Mandant”. Es sind die Einstellungen einer Buchhaltung für ein Unternehmen/ein Unternehmenszweig.

Also: wie soll die Rechnungsnummer aussehen, auf welche Finanzkonten möchte der Steuerberater die Umsätze gebucht haben und welches Briefpapier soll hierfür benutzt werden. Solche Dinge werden im Nummernkreis eingestellt.

Manchmal braucht man auch mehrere Nummernkreise. Wenn zum Beispiel eine Praxis und ein Gewerbe (Wellnessmassage, Coaching, Bücherverkauf, Dozententätigkeit…) in Lemniscus betrieben werden soll. Dann kann der Account “Mandantenfähig” gestellt werden.

D.h. es gibt einen Kundenstamm und einen Terminkalender, aber zwei getrennte Abrechnungen für die Bereiche. So, wie das Finanzamt das von uns möchte: Termine und Patienten bleiben also von den Nummernkreisen unabhängig - e rst eine Rechnung und ein Zahlungseingang oder Finanzbuchungen werden einem Nummernkreis zugeordnet…

Aufzeichnungspflicht?

Als Steuerpflichtiger ist man verpflichtet die Bareinnahmen zu dokumentieren, also Aufzeichnungen zu machen.

Es gibt jede Menge Vorschriften, wie man die Bareinnahmen aufzeichnen sollte. Grob dargestellt hat man als Steuerpflichtiger die Möglichkeit

  • ein Kassenbuch (papierbehaftet) zu führen,
  • ein elektronisches Kassensystem zu verwenden, oder
  • komplett auf Bareinnahmen zu verzichten

Die Formalitäten rund um ein papierbehaftetes Kassenbuch sind gut dokumentiert, also bekannt.

Die Kombination aus Geldbeutel/ Schublade/ Schuhkarton und Kassenbuch in Papierform nennt sich offene Ladenkasse. Wichtig bei der offenen Ladenkasse: es kommen keine technische Hilfsmittel zum Einsatz.

Das Gegenstück zur offenen Ladenkasse ist dann ein Kassensystem - also irgendwas Elektronisches. Es muss nicht eine Registrierkasse mit Schublade sein, um als elektronisches Kassensystem eingestuft zu werden. Allein die Tatsache zählt, dass die baren Einnahmen elektronisch erfasst werden: dann ist das ein elektronisches Kassensystem, und das muss nunmal TSE konform sein. So auch Lemniscus.

Was ist dieses TSE?

TSE ist eine technische Einrichtung, die die Aufzeichnungen gegen Manipulationen sichern soll. Gibt es als Cloud und als USB-Stick Lösung - sind relativ teuer und müssen zertifiziert sein. Das System, dass elektronisch aufzeichnet, benötigt dann so eine TSE, um die Aufzeichnungen zu schützen.

Elektronische Aufzeichnungen ohne TSE sind eigentlich seit Anfang des Jahres nicht mehr erlaubt - es wird aktuell nur nicht beanstandet, weil die komplette Industrie an der Aufgabe versagt, die Technik rechtzeitig bereitzustellen.

Es wird natürlich nur dann nicht beanstandet, wenn das System, das man einsetzt, auch TSE konform werden soll. Die Hersteller bekommen also gerade ein bisschen zusätzliche Zeit geschenkt, um das Ganze umzusetzen.

Mein Steuerberater sagt, ich brauche das nicht!

Oder auch…

  • Der Anbieter einer anderer Software sagt, ich brauche das nicht!
  • Jemand im Forum hat gemeint, das würde man nicht brauchen, das wäre nur was für Registrierkassen!
  • Ich kenne jemand der jemand in der Behörde kennt, der meint, das bräuchten wir nicht!

Wir machen das natürlich nicht auf gut Glück oder zum Spaß…

Die Oberfinanzdirektionen fünf verschiedener Bundesländer haben uns unabhängig voneinander bestätigt, dass Lemniscus als elektronisches Kassensystem zu verstehen ist, und somit TSE-pflichtig ist.

Natürlich hängt es sehr stark davon ab, wie die Fragen gestellt werden - es wäre uns sicherlich gelungen die Frage so zu stellen, dass Lemniscus nicht als Kassensystem eingestuft worden wären.

Das wäre aber unabhängig davon gewesen, was der Prüfer bei einer Steuerprüfung beim Anwender entschieden hätte. Deshalb haben wir die Frage aus Sicht des Steuerpflichtigen gestellt - wir haben also beschrieben, wie die Erfassung Bareinnahmen in Lemniscus stattfinden und warum.

Was kann passieren, wenn ich meine Bareinnahmen nicht korrekt erfasse?

Sollte man in einer Kassen-Nachschau bei so etwas ertappt werden, dann erwartet denjenigen das volle Programm: Schätzung, umfangreiche Steuerprüfung, Bußgelder (wegen Ordnungswidrigkeit).

Viele können mit dem Begriff der Kassen-Nachschau nichts anfangen, hier eine sehr kurze Erläuterung.

Beginnend mit dem 1. Januar 2018 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt.

Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt durch den Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen die Amtsträger Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten.

Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.

Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Wir nutzen Lemniscus nicht in Deutschland

Wir können noch nicht zu 100% sicherstellen, dass die Bargeldaufzeichnung in Lemniscus in anderen Ländern zulässig ist. Sobald wir mit der Umsetzung für Deutschland fertig sind, werden weitere deutschsprachige Räume folgen.

Ist das Schikane?

Eigentlich nicht.

Auch hier gilt wieder: die Manipulationssicherheit, die man von einem Papier-Kassenbuch kennt, soll in der elektronischen Abbildung auch gegeben sein. Das geht natürlich nur, wenn man ein kryptographisches Modul für das lückenlose Signieren aller vor Ort genutzte Zahlungsformen einsetzt.

Eigentlich ist das ein Entgegenkommen - man will die elektronische Erfassung erlauben, aber mit der Sicherheit eines papiergeführten Kassenbuches.

Damit das auch von allen Beteiligten umgesetzt wird, werden die Anbieter von Kassensystemen dazu verpflichtet, das Ganze umzusetzen und sie müssen bei Nichteinhaltung dieser Vorschrift haften. Es gilt sogar ein Werbe- und Verkaufsverbot von Kassensystemen, die nicht TSE konform sind bzw. es auch nicht sein wollen.

Was sein muss, muss sein. Hadern bringt nichts. Und wir sind sehr froh, dass wir bald in der Lage sein werden, diese TSE-Konformität hinzubekommen und damit sowohl uns, als auch unsere Kunden auf die rechtliche Situation einzustellen.

Update: Wir haben unglücklicherweise in der vereinfachten Darstellung immer von Bareinnahmen gesprochen, gemeint sind aber vor Ort genutzte Zahlungsformen. Das haben wir nachträglich aktualisiert.

Wir finden, dass eine professionelle, sichere, und datenschutzbewusste Praxisverwaltung kein Luxus größerer Praxen sein muss.

Wir sind der Meinung, das alltägliche Verwaltungsaufgaben rund um Terminvergabe und Rechnungsstellung nicht nervenaufreibend sein müssen.

Deshalb haben wir LEMNISCUS aus der Praxis und für die Praxis entwickelt.

Mit LEMNISCUS bist du gut in der Zeit.

Papick G. Taboada, Geschäftsführer

Perfektion ist nicht dann erreicht,
wenn man nichts mehr hinzufügen,
sondern nichts mehr weglassen kann

— Antoine de Saint-Exupéry

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