Elektronische Unterschrift

am 10.10.2018 in News gepostet.

Mit dem letzten Update haben wir das Thema digitale Unterschrift in Lemniscus integriert. Eine Kooperation mit Eversign aus Österreich hat es möglich gemacht.

Die Lemniscus/ Eversign Integration bringt die elektronische Unterschrift direkt in die Praxissoftware und erleichtert in bisher noch nicht dagewesener Form die Erstellung, Unterschrift und Ablage von Behandlungsverträgen und Einverständniserklärungen für den Datenschutz oder die Abrechnung über Inkassobetriebe.

Elektronisch gezeichnete Unterschrift auf digitalen Unterlagen

Mit der elektronischen Unterschrift ist das Unterschreiben auf einem elektronischem Gerät gemeint: im ganzen Ablauf ist kein Papier mehr notwendig. Der Patient unterschreibt elektronisch, das unterschriebene Dokument wird dann dem Therapeuten und dem Patienten automatisch per Mail geschickt. Das Dokument kann dann ausgedruckt werden - aus Sicht des Therapeuten ist es aber nicht notwendig, da sowohl in Lemniscus als auch in Eversign eine Kopie des Dokuments abgelegt wird.

Elektronische Dokumente und insbesondere auch elektronische Signaturen sind in der EU für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich.

Mit Eversign haben wir einen Anbieter ausgewählt, der die Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation für elektronische Unterschriften, auch bekannt als eIDAS erfüllt.

Diese Regulierung ist für alle Staaten der Europäischen Union seit Juli 2016 verbindlich.

Kooperation mit Eversign

Eversign ist auf digitale Unterschriften spezialisiertes Unternehmen aus Österreich.

Die Kooperation geht über die reine technische Integration hinaus: Eversign hat speziell für unsere Kunden ein Paket bereitgestellt, dass zwar nur ein Dokument per Monat inklusive hat - dafür aber eine entsprechende niedrige monatliche Gebühr von lediglich einem $1.00 US Dollar/ Monat kostet.

Dadurch hat Eversign speziell für Lemniscus-Kunden ein “Pay-Per-Use” Modell ermöglicht - der Therapeut zahlt flexibel nur für die Dokumente, die er über seinem Kontigent von einem Dokument erstellt hat.

Die Konditionen lauten:

  • Kontingent: 1 API-Dokument / Monat
  • jedes weitere API-Dokument kostet $1.00 US Dollar
  • 2 Benutzer, die sich in Eversign anmelden können
  • 3 Vorlagen

Ein API-Dokument entspricht einem Dokument, dass von Lemniscus über die Integration erstellt wurde.

Die Konditionen sind speziell für die Integration in Lemniscus ausgearbeitet worden: es ist für viele Therapeuten nicht absehbar, wie viele neue Patienten pro Monat mit Behandlungsverträgen versorgt werden müssen. Gerade dieser Anwendungsfall tritt nur beim Erstkontakt und nicht zu jeder Behandlung auf. Üblicherweise hat man genau einen Behandlungsvertrag, in dem alles geregelt wird, so dass man mit einer Vorlage auskommen sollte - im Paket sind sogar drei Vorlagen vorgesehen.

Will man Eversign nebenher auch noch zum Unterschreiben sonstiger Dokumente, dann kann man das über die Website von Eversign direkt machen. Eversign kann man auch benutzen um Dokumente selber zu unterschreiben - hin und wieder kommt sowas vor.

Das besondere an dem Paket ist, dass die monatliche Gebühr mit $1.00 USDollar/ Monat sehr gering gehalten wurde.

Achtung! Die Nutzeroberfläche in Eversign ist komplett auf Englisch, das betrifft nur den Therapeuten. Alles, was der Patient zu sehen bekommt, ist auf deutsch übersetzt worden.

Voraussetzungen

Damit Dokumente bequem aus Lemniscus heraus über Eversign erstellt werden können, müssen ein paar einmalige Vorarbeiten erledigt werden.

Konto anlegen

Die erste Voraussetzung ist natürlich ein Konto bei Eversign. Das spezielle Lemniscus Paket kann nur über den Lemniscus-Zugang gebucht werden - den entsprechenden Link findet man in Lemniscus in den Einstellungen unter “Eversign”. Dort ist die Schaltfläche “Eversign Konto anlegen (besondere Konditionen)” zu finden:

Auf der Eversign Webseite sind ein paar Texte und Videos zum Thema digitale Unterschriften zu finden (leider nur auf Englisch).

Vorlage(n) erstellen

In Eversign können Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlagen werden von Lemniscus erkannt und verwendet, um Dokumente für Patienten zu erstellen.

Eine Vorlage besteht aus:

  • einem oder mehrere PDF Dokumente
  • einem Unterzeichner
  • Betreff für die Email
  • Text für die Email
  • Eingabe- und Unterschriftsfelder, die auf das PDF gesetzt werden

Eversign hat eine allgemeine Anleitung samt Video in englischer Sprache online gestellt.

Damit Lemniscus auch rausfinden kann, mit welchen Patientendaten die Vorlage ausgefüllt werden soll, muss die Vorlage entsprechend vorbereitet werden:

  • der Unterzeichner muss eine für Lemniscus bekannte Rollenbezeichnung aufweisen:

    Folgende Rollen werden erkannt: Patient, Kunde oder Klient.

  • die Felder auf dem PDF sollten eine sprechende Bezeichnung und einen passenden Identifier kofiguriert bekommen:

    Folgende “Identifier” werden in den Vorlagen erkannt und automatisch ausgefüllt:

    vorname, nachname, nach_vorname, strasse, ort, plz, anschrift, gebdatum, vormund_vorname, vormund_nachname, vormund_nach_vorname, vormund_gebdatum

Konten verknüpfen

Als nächstes muss Lemniscus die Erlaubnis bekommen auf dein Eversign-Konto zuzugreifen. Die sogenannte Authorisierung verläuft in zwei Stufen. Zunächst wird in Lemniscus der Prozess wie folgt gestartet:

Daraufhin wird man auf die Webseite von Eversign weitergeleitet. Ist man in Eversign angemeldet, dann wird man wie folgt gefragt, ob man Lemniscus die Erlaubnis erteilen möchte:

Anschliessend wird man zurück zu Lemniscus weitergeleitet. In den Eversign-Einstellungen in Lemnicus werden die Vorlagen aus Eversign angezeigt - und pro Vorlage wird auch angezeigt, welche Rollen und Felder von Lemniscus erkannt wurden:

Die Vorlagen werden jedesmal neu ausgelesen, so dass man auch nachträglich Vorlagen erstellen und bearbeiten kann.

Schnick-Schnack “Speicherplatz”

Da die elektronischen Dokumente auch in Lemniscus direkt in der Patientenakte als eigene Notiz samt Anhang abgelegt werden, muss entsprechend Speicherkapazität über den Schnick-Schnack “Speicherplatz” für 3€/ Monat gebucht werden.

Sollte der Therapeut bisher keinen Speicherplatz gebucht haben, wird dieser automatisch zum Vertrag hinzugefügt, sobald das erste Dokument über Lemniscus erstellt wird.

Wie funktioniert die Integration?

Sind die Voraussetzungen erfüllt, dann können direkt aus Lemniscus heraus Dokumente die Unterschrieben werden müssen erstellt werden.

In der Patientenakte unter Notizen ist die entsprechende Schaltfläche zu finden:

Als nächstes bekommt man die Vorlagen präsentiert, die in Eversign gefunden wurden.

Der Therapeut wählt für einen Patienten eine der Vorlagen - Lemniscus füllt die erkannten Felder automatisch aus und erstellt ein Dokument.

Als zusätzliche Sicherheit bieten wir es an, dass das zu unterschreibende Dokument nur mit einer geheimen Unterzeichner-PIN geöffnet werden kann. Diese PIN kann auch nicht vom Therapeuten eingesehen werden - sie kann nur per SMS and die in der Patientenakte hinterlegte Handy-Nummer verschickt werden.

Zuletzt muss sich der Therapeut entscheiden, wo das Dokument unterschrieben werden (siehe nächster Abschnitt)

Wann und wo wird unterschrieben?

Ein Dokument kann an die Email des Patienten geschickt oder direkt vor Ort in der Praxis auf einem Tablett unterschrieben werden.

  • Unterschrift per Email

    Der Patient bekommt eine Mail mit einem Link. Dieser Link öffnet das Dokument, dass dann unterschrieben werden kann.

  • Unterschrift Vorort

    Wenn das Dokument nicht per Email, sondern vor Ort unterschrieben werden soll, dann nennt sich das “In Person Signing”. Die Unterschrift kann nicht mehr per Mail angefordert werden, also muss das Dokument auf einem Gerät in der Praxis zur Unterschrift vorgelegt werden.

    Lemniscus erstellt einen Link, der entweder im Browser angeklickt oder per QR-Code auf einem SmartPhone/ Tablett geöffnet werden kann:

    In dieser Vorgehensweise entfällt die Verifizierung über den Email-Empfang.

Wie wird unterschrieben?

Die Unterschrift kann am Rechner per Maus (die Unterschrift sieht dann sehr sehr lustig aus), auf SmartPhone/ Tablett mit dem Finger (die Unterschrift sieht dann lustig aus) oder auf einem SmartPhone/ Tablett mit Stift (die Unterschrift sieht dann eigentlich ganz gut aus) unterschrieben werden. Jede der unterschiedlichen Möglichkeiten ist gültig, egal ob sehr lustig, lustig oder ganz gut…

Unterschriebene Dokumente

Das fertiggestellte Dokument wird dann vollkommen automatisch

  • an den Patienten per eMail verschickt,
  • im Eversign-Konto und
  • in Lemniscus in der Patientenakte abgelegt.

Das fertiggestellte Dokument besteht aus einem PDF mit allen ausgefüllten Feldern, der elektronisch gezeichneten Unterschrift und einem Protokoll (wann, wer, welche IP-Adresse, usw.).

Wir finden, dass eine professionelle, sichere, und datenschutzbewusste Praxisverwaltung kein Luxus größerer Praxen sein muss.

Wir sind der Meinung, das alltägliche Verwaltungsaufgaben rund um Terminvergabe und Rechnungsstellung nicht nervenaufreibend sein müssen.

Deshalb haben wir LEMNISCUS aus der Praxis und für die Praxis entwickelt.

Mit LEMNISCUS sind Sie gut in der Zeit.

Papick G. Taboada, Geschäftsführer

Perfektion ist nicht dann erreicht,
wenn man nichts mehr hinzufügen,
sondern nichts mehr weglassen kann

— Antoine de Saint-Exupéry

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