Ein Jahrzehnt und noch ein bisschen mehr

Erfahrungsbericht vom 07.01.2014

Ich bin sozusagen die Anwenderin der Stunde Null! Für mich wurde dieses Programm im Laufe der letzten 11 Jahre programmiert und gehöre noch zu dem Lemniscus Team.

Ein Zusatz nach dem anderen entstand, weil ich es mir so gewünscht hatte, eine Änderung jagte die nächste, alles nach meinen Wünschen.

Wenn ich also mit dem Programm nicht zufrieden wäre, liefe hier irgendetwas schief :-)

Was soll ich also hier schreiben? Es geht ja schließlich um Erfahrungsberichte (da könnte ich ja nur drei hocherhobene Daumen malen und fünf Sternchen). Aber, es geht in diesem Beitrag darum, Therapeuten, die sich nach einer Lösung für ihre Verwaltungsaufgaben umsehen, die Entscheidung für oder gegen diese Software zu erleichtern.

Deshalb beschreibe ich hier kurz meine Art der Arbeit als Osteopathin, Physiotherapeutin und Heilpraktikerin. Dann kann sich jeder überlegen, ob er ein ähnliches Schema aufnehmen könnte oder ob diese Art der Arbeit überhaupt nicht in den eigenen "Workflow" zu integrieren ist.

Meine Privatpraxis führe ich alleine, ohne Sekretärin oder Angestellte in Teilzeit mit 20 bis 30 Patienten in der Woche. Ich habe einen Behandlungsraum, die Termine überschneiden sich nicht.

Am Abend höre ich per Fernabfrage meinen Anrufbeantworter ab, ob Termine verschoben werden müssen oder jemand einen neuen Termin benötigt. Dann logge ich mich in Lemniscus ein, verschiebe, lösche und vergebe Termine. Gegebenenfalls (bei stillenden Müttern und Teenagern sehr zu empfehlen…) verschicke ich an die Patienten des nächsten Tages eine Terminerinnerung per SMS oder email per Mausklick- bei den Dauerchaoten habe ich das automatisiert- 24 Stunden vorher bekommen die Süßen automatisch eine Erinnerung).

In Lemniscus habe ich die Handynummern und E-Mail-Adressen meiner Patienten griffbereit, sodass ich die Änderungen und sonstigen Wünsche gleich per Erinnerung mit einem von mir standardisierten Text per Mausklick rausjagen kann. Im Notfall muss ich eben anrufen… (vom Handy aus mit #31# vor der kompletten Telefonnummer sehen die Patienten auch meine Rufnummer nicht…).

Alle Änderungen sind dank der Online- Software immer überall aktualisiert von jedem internetfähigen Rechner, auch Ipad einsehbar (im Urlaub oder auf Fortbildungen seehr praktisch, aber auch, wenn das Kind akut ins Krankenhaus kommt und keine Zeit mehr bleibt, von der Praxis aus die Termine nachzuschauen und abzusagen…).

In der Praxis sind meine Verwaltungszeiten dann auf ca. 90 Sekunden pro Patient beschränkt: Patient abhaken, bezahlt oder nicht markieren, evtl. Rechnung ausdrucken, evtl. neuen Termin vergeben. Mach ich prinzipiell direkt nach dem Termin.

Anrufe beantworte ich, wenn ich 2 Minuten Zeit habe, einfach und umkompliziert: Suchfunktion im Programm die ersten 3 Buchstaben des gesuchten Namen eingeben, die Liste mit den infrage kommenden Namen klappt auf, ich wähle "Termin vergeben" aus der Liste beim entsprechenden Patienten aus und füge ihn während des Telefonats mit dem Patienten in den Terminplan ein.

Was ist noch wichtig?

Achja, das liebe Geld! Am Ende des Jahres erstelle ich per Mausklick die Liste meiner Einnahmen, die ich als PDF ausdrucken kann. Mein Steuerberater mag am liebsten Tageseinnahmen haben, also pro Behandlungstag ein Blatt. Dieses wird ohne Patientennamen, mit Uhrzeit der Behandlung und Kosten bzw. Gesamtkosten für den Tag ausgedruckt.

Soweit zu dem, was ich haben wollte… Inzwischen ist das Programm noch um einiges größer geworden, da viele Lemniscus- Nutzer andere Ansprüche haben. Es können mehrere Räume verwaltet werden (Therapeuten, die einen Patienten unters Rotlicht legen oder mit Akkupunkturnadeln traktieren und dann ruhen lassen, arbeiten ja trotzdem vielleicht im Nachbarraum am nächsten Patienten weiter…). Verschiedene Briefpapiere können eingestellt und dann ausgewählt werden, wenn man unterschiedliche Rechnungen braucht (z.B. Physio- und / oder HP- Rechnungen erstellen).

Im Terminplan können Termine im 10- oder 15- Minuten- Takt vergeben werden. Das kann individuell für jeden Termin geändert werden.

Ich habe mit Sicherheit viele Funktionen vergessen, die ich persönlich nicht so oft oder gar nicht brauche. Im Zweifelsfall würde ich einfach die 30-Tage- Testphase ausprobieren, dann ist man auf jedenfall schlauer und keinen Pfennig ärmer. :-)

Hoffe, geholfen zu haben!

 

Eva Garcia Taboada

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